Zaposleni na delovnem mestu želi pokazati, da je sposoben. Občutek nesposobnosti na delovnem mestu je eden od pogostejših povzročiteljev stresa na delovnem mestu in kasneje tudi razlog za odhod zaposlenega iz organizacije same.
Pa vendar nesposobnost ni zgolj na ramenih zaposlenega. Pomembno je, da je podjetje tisto, ki prepreči, da bi zaposleni prišel do situacije, ko se na delovnem mestu ne počuti dovolj sposobnega.
- Zakaj občutek nesposobnosti pri zaposlenem ni tako nedolžna zadeva?
- Ukrepi, s katerimi podjetje lahko prepreči občutek nesposobnosti pri svojih zaposlenih
- 1.) Zagotavljanje opreme potrebne za izvedbo dela
- 2.) Zagotavljanje zaposlenim, da imajo kompetence, potrebne za delovno mesto
- 3.) Kvalitetno uvajanje na delovno mesto
- 4.) Redno spremljanje napredka na letnih delovnih razgovorih
- 5.) Zagotavljanje povratne informacije
- 6.) Spodbujanje podajanja idej in predlogov za izboljšave in inovacije
Zakaj občutek nesposobnosti pri zaposlenem ni tako nedolžna zadeva?
Občutek nesposobnosti je eden od stebrov izgorelosti na delovnem mestu. Ostali znaki, da je zaposleni izgorel so še: izčrpanost, ciničnost, depresivnost, sovraštvo do dela, razdražljivost, težave s koncentracijo, težave s spanjem, glavobol, bolečine v črevesju, visok krvni tlak… Nekatere od navedenih znakov je moč hitro opaziti na delovnem mestu, medtem ko druge opazimo malo težje.
Tudi če pomislite sami pri sebi – občutek, da nečesa niste sposobni narediti je zelo negativen, negativno vpliva na samopodobo, naše lastno počutje in naše splošno dojemanje sveta. Zavedati se moramo, da zaposleni preživi na delovnem mestu veliko časa. In če se v tem času (40 ur na teden) počuti nesposobnega, se bodo v njem nabrala negativna čustva, ki bodo v nekem trenutku eskalirala, kar ne prinaša nič dobrega niti za zaposlenega, njegovo zasebno življenje in konec koncev niti za podjetje. Zato je pomembno, da poskrbimo, da imajo zaposleni vso orodje in znanja, ki jih potrebujejo, da si pri delu lahko rečejo: »Zmorem!«.
Ukrepi, s katerimi podjetje lahko prepreči občutek nesposobnosti pri svojih zaposlenih
1.) Zagotavljanje opreme potrebne za izvedbo dela
Da bi zaposleni lahko opravljal svoje delo kvalitetno, mu mora delodajalec zagotoviti tudi vso potrebno opremo za opravljanje dela. Vemo, da se oprema občasno pokvari, zastara, ipd. Delodajalec mora imeti v tem primeru hiter proces menjave in zagotavljanja nove opreme, da se delovni proces ne prekine. Pri večjem številu zaposlenih, različnih delovnih mestih ter različnih oblikah delovne opreme in orodja je smiselno, da ima delodajalec evidenco opreme, ki se nahaja pri posameznem zaposlenem.
V sistemu Intrix HRM je za to prav posebej namenjen zavihek Oprema. S pomočjo funkcij na tem zavihku se ne more zgoditi, da zaposleni odide iz podjetja, z njim pa odide kos opreme, za katero sploh niste vedeli.
Hkrati pa je smiselno zagotoviti tudi, da lahko vsak zaposleni na hiter in enostaven način prijavi potrebo po novi opremi, ki jo potrebuje za opravljanje dela. Navedeno je v sistemu Intrix HRM na voljo v razdelku Zahtevki, kjer lahko zaposleni sporoči nadrejeni osebi, da potrebuje novo opremo, ki jo nadrejeni nato odobri in potrebo po novi opremi sporoči osebi, odgovorni za nabavo.
2.) Zagotavljanje zaposlenim, da imajo kompetence, potrebne za delovno mesto
Naloga kadrovske službe je, da natančno opredeli (morda tudi s pomočjo zunanjih strokovnjakov), katere so kompetence, ki jih morajo imeti zaposleni na posameznem delovnem mestu. Te kompetence je potrebno poudariti že pri samem procesu zaposlovanja, kasneje pri uvajanju zaposlenega in konec koncev vsaj pri rednem letnem razgovoru. V kolikor zaposleni določene kompetence nima osvojene/razvite, je razvoj le-te potrebno vključiti v razvojni plan zaposlenega in ga napotiti na ustrezno izobraževanje/usposabljanje. Tak zaposleni se bo zavedal, da želite doseči to, da bi delo lahko opravljal samozavestno in brez težav.
3.) Kvalitetno uvajanje na delovno mesto
Nov kandidat seveda najprej potrebuje organiziran uvajalni proces. Tekom tega zaposleni spozna organizacijo, njeno kulturo in pa osvoji in dokaže kompetence, potrebne za samostojno opravljanje dela na izbranem delovnem mestu. Dobro je, da mu tekom uvajalnega obdobja dodelimo mentorja, ki ga skozi proces uvajanja vodi in mu je vedno na voljo za dodatna vprašanja, vezana tako na pravila in organizacijo dela, kot tudi na čisto tehnično izvedbo dela samega.
Da se na kompetence in znanja, ki jih mora imeti zaposleni na nekem delovnem mestu, ne bi pozabilo, lahko uvajalno obdobje novega zaposlenega načrtujete v sistemu Intrix HRM, v zavihku Naloge. Določite sklop nalog za uvajanje in nato dodelite odgovorni osebi za posamezno področje uvajanja, katera znanja in kompetence naj pri novem zaposlenem preveri oz. mu jih preda. Druga opcija je malo bolj avtomatizirana in sicer, če imate naloge in vsebine za uvajanje novega zaposlenega vezane na delovno mesto oz. na neko funkcijo in so te vedno iste, jih lahko vpišete v sklopih za posamezno funkcijo, določite odgovorne osebe kar v Intrix HRM, ter jih potem, ko se vam pridruži nov zaposleni, z enim klikom aktivirate. Tako je manjša verjetnost, da se na kakšno nalogo pozabi. Seveda pa lahko oba pristopa vedno kombinirate.
4.) Redno spremljanje napredka na letnih delovnih razgovorih
Zaposleni se med seboj zelo razlikujejo – nekateri so prišli v podjetje in želijo na nekem delovnem mestu ostati – nimajo želje po dodatnem razvoju. Zopet drugi zaposleni pa so prišli v podjetje z željo, da se učijo in napredujejo. Želje in cilje zaposlenih morate redno usklajevati s cilji podjetja. Najpogosteje podjetja to počnejo na letnih razgovorih. Na teh običajno pregledajo dosežke zaposlenega v zadnjem letu, ocenijo njegove kompetence, pripravijo predloge za osvojitev morebitnih novih kompetenc, preverijo doseganje zastavljenih ciljev in po potrebi določijo nove. Če povzamemo – na letnem razgovoru preverjamo in načrtujemo nadaljnji razvoj zaposlenega. Poleg navedenega pa lahko na letnem razgovoru dobimo informacijo o tem, kako se zaposleni na delovnem mestu počuti in kakšne so njegove želje.
Glede na vsebino, so redni letni razgovori zelo pomembni za podjetje, zato morajo biti zelo dobro strukturirani. Sistematično in strukturirano lahko z njimi upravljate v sistemu Intrix HRM v sklopu zavihka 1:1 Razgovori. V omenjenem sistemu letne razgovore načrtujete, zabeležite in ocenjujete kompetence zaposlenega, vnesete in ocenite doseganje postavljenih ciljev, ki ste jih dorekli z zaposlenim, itd. Ker se narava delovnega mesta skozi leta lahko spreminja, imate opcijo, da v koraku sklica in izvedbe letnega razgovora z zaposlenim, dodate novo kompetenco, ki je za izvedbo dela potrebna.
5.) Zagotavljanje povratne informacije
Pogovarjajte se s svojimi zaposlenimi. Predvsem pomembne so pohvale za dosežke, s katerimi zaposlenim pokažete, da ste opazili njihov prispevek k uspešnosti podjetja, ter da ga cenite. Hkrati pa spodbujajte vodje oddelkov, da izvajajo redne razgovore s svojimi zaposlenimi, s čimer bodo hitreje prišli do informacije o tem, kako se nek zaposleni v podjetju počuti. Pomembno je tudi, da zaposlenemu daste vedeti, v kolikor je pri delu naredil kaj narobe. Grajo vedno podajte 1 na 1, saj je to zelo občutljiva zadeva, ki lahko v primeru, da je podana na napačen način, sproži v zaposlenemu val negativnih čustev, ki lahko močno vplivajo na njegovo dojemanje delovnega mesta. Naj velja pravilo “pohvale dajajte javno, grajajte na štiri oči”.
V sistemu Intrix HRM lahko v razdelku 1:1 Razgovori skličete tudi ostale vrste razgovorov (ne zgolj letne), ki se lahko izvajajo po potrebi ali na krajša obdobja in so namenjeni preverjanju in ponovni postavitvi ciljev, ki ste jih postavili skupaj z zaposlenim.
V kolikor opazite, da je zaposleni svoje cilje dosegel zelo hitro in brez težav, se je z njim morda smiselno pogovoriti o tem, ali ima željo po napredovanju in postavitvi zahtevnejših ciljev. Zaposlen tako dobi občutek, da imate zaupanje v njegove sposobnosti, vaša pohvala pa ga bo dodatno motivirala.
6.) Spodbujanje podajanja idej in predlogov za izboljšave in inovacije
Morda zaposlenemu resnično ne leži način dela, kot ste si si ga zamislili v podjetju, vendar pa se zaveda, da bi bil z drugačnim pristopom uspešnejši. Zaposleni se med seboj razlikujejo tudi po tem, kak način dela jim je bližji oz. jim bolj ustreza. Organizacije, ki imajo razvito kulturo podajanja predlogov in idej s strani zaposlenih, imajo bolj motivirane zaposlene, ter večji potencial za prodorne inovacije, saj je organizacija deležna vpogleda na nek izziv z več zornih kotov. Vsi poznamo rek: »Več glav več ve«.
V sistemu Intrix HRM je možno vnesti predloge in ideje v zavihku Pobude. Tukaj lahko zaposleni predlagajo različne vrste predlogov, vezanih na delovno okolje, delovni proces, izvajanje različnih aktivnosti, itd. Pri vsem tem pa ni potrebno, da zaposleni dostopa do Intrix HRM preko desktop različice. Ker je Intrix HRM na voljo tudi kot mobilna aplikacija, lahko zaposleni odda svoj predlog ali idejo takoj, ko se mu ta pojavi v mislih. Večina posameznikov ima namreč pametni telefon pri sebi večino časa.
Vpeljite jih s pomočjo Intrih HRM sistema.
Intrix CRM je na voljo 30 dni brezplačno in popolnoma brez tveganja.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
