Opravljanje nalog ohranja prižgane luči, strategija daje luč na koncu tunela, a motor vlaka, ki premika organizacijo naprej, je projektno vodenje. Projektno vodenje je premalokrat prednostna naloga podjetij. Zakaj? Ker ni tako enostavno, kot se sliši ali izgleda na papirju.
Potrebno je veliko vrtečih se plošč, da projekt ostane na pravi poti od začetka do konca. Za to poskrbi uspešen vodja projektov. Da pa je ta resnično uspešen, pa mora imeti določena znanja in sposobnosti.
Vodenje projekta je podobno sestavljanju Rubikove kocke – v mislih morate imeti več elementov projekta, hkrati pa upoštevati več različnih rezultatov in kako dolgo bo trajala pot do dokončanja.
Na poti boste zagotovo naleteli na nekaj ovir. Pri projektih so nekatere težave pogostejše od drugih, vključno z vprašanji v zvezi z obsegom, proračunom, komunikacijo in drugim.
Da lahko vodje projektov dosežete izjemne uspehe, potrebujete model vodenja za doseganje ponovljivih in trajnih uspehov.
Tukaj je 5 korakov, ki vam bodo na tej poti zagotovo pomagali.
1. Vodite pogumno
Pomembno je razumeti pomen vodenja, saj vam bo to omogočilo, da za svojo ekipo ustvarite dobro delovno okolje. Kar pa za vodjo projektov ni enostavno.
Ker so rezultati projekta odvisni od vaših odločitev in dejanj, je veliko več odgovornosti na vaših ramenih.
Če želite razviti dobro strategijo vodenja, morate biti pozorni na naslednje korake vodenja:
- Naučite se delegirati – tako boste vzpostavili integriteto in lahko veliko bolje upravljate s svojim časom.
- Naučite se poslušati – tako boste vedeli, kaj ljudje želijo in pričakujejo od vas.
- Bodite vzgled ekipi in jih navdihnite, da bodo disciplinirani. Na ta način si lahko olajšate delo, saj bodo disciplinirani člani ekipe svoje naloge in delo opravljali bolje in učinkoviteje.
2. Bodite agilni
Kolikokrat ste do sedaj že slišali za agilno vodenje projektov? Morda je tudi čas, da se ga lotite. 😉
Agilnost je ponavljajoča se metoda, ki zagotavlja učinkovito vodenje projektov v celotnem življenjskem ciklu projekta na koheziven način. V okviru projekta vključuje tako tradicionalne kot sodobne vidike vodenja projektov.
Osredotoča se na zagotavljanje največje vrednosti v primerjavi z nalogami v dovoljenem času in proračunu, zlasti kadar je prizadevanje za doseganje večje od tveganja.
Cilj ni “biti agilen”, cilj je izboljšati projektno vodenje. Z agilnim pristopom povečamo predvidljivost in obvladujemo tveganje.
Agilno vodenje projektov definira faze, ki popeljejo projekt od začetne vizije do končne izvedbe. Te faze so:
1. Faza predvidevanja
Faza predvidevanja je začetna faza agilnega vodenja projekta. Po odobritvi projekta so vsi ključni člani vključeni v fazo predvidevanja, kjer sodelujejo pri ustvarjanju prepričljive vizije za projekt. Tukaj identificiramo strankino vizijo projekta, se odločimo o ključnih zmožnostih, potrebnih v projektu, določimo poslovne cilje projekta, identificiramo cilje kakovosti projekta ter identificiramo prave udeležence in deležnike projekta ter načrtujemo, kako bo ekipa projekt uspešno zaključila.
2. Faza špekulacije
V tej fazi so načrti vodila, ne prisilni jopič. Agilne ekipe načrtujejo, vendar se zavedajo, da v njih vedno posega realnost. Načrti v tem kontekstu služijo kot sredstvo za sprejemanje sprememb, ne pa za njihovo blokiranje.
Zakaj se morajo načrti prilagajati? Ker se spreminja razumevanje strank o njihovih zahtevah, ker se ocene vloženega časa v naloge razlikujejo od realnih številk, ker ljudje prihajajo ali odhajajo iz ekipe in zaradi vrste drugih razlogov.
Faza špekulacije se običajno vrti okoli dveh ključnih dejavnosti:
- „Razčlenitev“ projekta na vrsto mejnikov na visoki ravni in določitev pričakovane časovnice projekta.
- Začetno razumevanje kritičnih nalog projekta. V tej fazi ima določen razred nalog prednost pred drugimi in člani skupine se odločajo o načinu ohranjanja kakovosti končnega rezultata projekta.
3. Faza raziskovanja
Ta faza je vzporedna s fazo izvajanja projekta in člani skupine raziskujejo različne možnosti za izpolnitev vseh zahtev projekta, hkrati pa ostajajo znotraj danih omejitev. Glavni poudarek je na ustvarjanju vrednosti in ohranjanju kakovosti končnega rezultata.
Podobno kot pri skoraj vseh agilnih metodologijah, ekipe delujejo tako, da se osredotočajo na en mejnik in ponavljajo, dokler ni dosežena popolnost. Ta faza deluje vzporedno s fazo prilagajanja, ker bodo ekipe morda morale spremeniti svoj načrt in način izvedbe, če to zahteva stranka ali če povratne informacije niso takšne, kot so pričakovane.
4. Faza prilagajanja
V fazi prilagajanja agilna ekipa pregleda rezultate izvedbe, trenutno stanje, uspešnost ekipe glede na načrt in se prilagodi glede na zahteve. Prilagoditev je lahko sprememba pristopa k projektu, sprememba procesa, sprememba okolja, sprememba ciljev projekta in tako naprej, glede na zahteve strank. Sprejemanje povratnih informacij, njihovo priznavanje in prilagajanje situaciji na podlagi povratnih informacij je glavno delo te faze.
5. Zaključna faza
To je zadnja faza agilnega vodenja projektov. Ekipe zagotavljajo, da je projekt dokončan na urejen način brez kakršnih koli težav. Končni rezultat se preveri glede na posodobljene zahteve strank, ekipe pa razmislijo o svojih napakah, da bi se jim izognile v prihodnosti.
3. Naučite se delati virtualno
Od vzpona majhnih, kompaktnih agilnih ekip, ki uporabljajo scrum ali scrumu podobne metodologije, smo prešli v vzpon velikih, globalnih ekip, ki se v resničnem svetu le redko ali nikoli ne srečajo. Vedno več ekip je sedaj v različnih pisarnah, v različnih organizacijah, celo na različnih kontinentih, pisarna mnogih pa je sedaj preurejena dnevna soba v njihovem domu.
Zato je dosledna komunikacija za uspešno izpeljevanje projektov še kako pomembna.
Poskrbite, da boste, ne glede na lokacijo, vašo ekipo motivirali, spodbujali in bodrili, predvsem pa ustvarili okolje, kjer so povratne informacije vedno dobrodošle. Če ste vajeni imeti redne sestanke v živo, jih prenesite tudi v delo na daljavo. Naj se vaši zaposleni zaradi različnih lokacij ne počutijo zapostavljene ali oddaljene od ‘’ekipnega duha’’.
Orodja, kot so Slack, Zoom in Intrix za projektno vodenje, olajšajo vaše delo in so osnova virtualnega sodelovanja, ki poskrbijo, da se ekipe bolje povezujejo, redno komunicirajo in sodelujejo.
4. Ne pozabite nase
Zapleteno in zahtevno okolje, skupaj s trdnim prepričanjem, da je vse treba storiti prav, kljub stroškom, bo povzročilo visoko raven stresa. Zato je vaša druga prednostna naloga, da poskrbite zase.
Ne morete skrbeti za svojo ekipo, če niste sami v dobrem fizičnem, duševnem in čustvenem stanju. Če želite to narediti, morate za prioriteto v svojem življenju postaviti štiri stvari:
Gorivo: kar vnesete v svoje telo, močno vpliva na vaše počutje. Vsak dan si vzemite odmor zase in zdravo kosilo.
Počitek: nihče ne more dobro delovati, če je utrujen. Nekaj zaporednih slabih noči spanja lahko poškoduje vašo presojo in čustveno stabilnost. Popravite urnik spanja, da izboljšate svojo produktivnost.
Energija: redna vadba ne krepi le vaše fizične vzdržljivosti, ampak nudi priložnost, da prestavite miselne prestave in se oddaljite od stresnih skrbi na delovnem mestu.
Odnosi: ti kažejo na vaše duševno zdravje. Vložite čas in trud v ohranjanje odnosov, ki so vam pomembni. Ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem je bistveno glede na današnjo kulturo »vedno vklopljenega zaposlenega«.
Še kako pomembno je, da si vzamete čas, ki je namenjen samo vam. Osredotočite se na stvari izven vaše službe, morda vašemu hobiju ali projektu, do katerega imate strast. Naredite vse, kar je potrebno, da ustvarite ravnovesje v svojem življenju.
5. Nadaljujte z učenjem
Če ne boste vlagali v svoje znanje in spretnosti, boste prenehali rasti. Nenehni strokovni razvoj ni le nabor točk za ohranjanje kvalifikacije, temveč vaša dolžnost in navsezadnje zadovoljstvo.
Ne glede na izobraževanje, ki ga izberete, si vzpostavite absolutni minimum časa, ki ga boste vanj vložili. Začnite z eno uro na mesec in nato sproti povečujte vaš vložen čas in znanje. 😉
Ne glede na to, ali gre za učenje o virtualnih ekipah, izvajanje agilnega tečaja, branje knjige o vključevanju deležnikov ali obiskovanje kuharske delavnice, naj bo leto 2023 še eno leto, ko se boste še naprej učili.
Ob vsem tem pa ne pozabite zagotoviti, da je vaša ekipa opremljena z najboljšimi orodji za učinkovito delo. Intrix je platforma za vodenje projektov, ki vam omogoča popoln pregled nad projekti in vsemi projektnimi aktivnostmi na enem mestu. Preizkusite še danes, brezplačno.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
