Kaj je kadrovsko informacijski sistem?
Kadrovsko informacijski sistem ali tudi HRM sistem (HRMS) je digitalno orodje, namenjeno poenostavitvi in avtomatizaciji kadrovskih nalog. Pomaga pri upravljanju s podatki zaposlenih, spremljanju porabe časa in prisotnosti zaposlenih, učinkoviti komunikaciji ter spremljanju uspešnosti. Z uporabo HRM sistema lahko vsakega zaposlenega spremljamo skozi celoten “življenjski cikel” – od zaposlitve pa vse do odhoda.
Namen HRM programa je omogočiti varno hrambo podatkov ter dostop do njih kjerkoli in kadarkoli.
- Kaj je kadrovsko informacijski sistem?
- Kdaj je trenutek, ko morate začeti z uporabo kadrovsko informacijskega sistema?
- Zakaj vključiti uporabo kadrovsko informacijskega sistema v vaš poslovni model?
- 1.) Administrativna učinkovitost
- 2.) Poenostavitev procesa zaposlovanja
- 3.) Izboljšanje komunikacije
- 4.) Učinkovitejši krizni management
- 5.) Učinkovito sprejemanje odločitev
- 6.) Izboljšana produktivnost
- 7.) Upravljanje s plačami
- Zakaj je kadrovsko informacijski sistem tako zelo pomemben?
Kdaj je trenutek, ko morate začeti z uporabo kadrovsko informacijskega sistema?
HRM sistem je eden od ključnih programov, ki se uporabljajo v različno velikih podjetjih, iz različnih panog. Potreba po vpeljavi HRM sistema je vezana na to, ali se kot organizacija soočate z naslednjimi izzivi:
- upravljanje s stroški: strošek dela je zelo obsežen strošek organizacije. HRM sistemi so namenjeni planiranju in optimizaciji teh stroškov.
- Učinkovito upravljanje s poslovnimi procesi: HRM sistemi omogočajo, da lahko obvladujete HRM poslovne procese kot so zaposlovanje, hramba podatkov zaposlenih, plače, razvoj motivacijskih modelov, itd.
- Skladnost z zakoni: gre za skladnost z zakoni, ki so vezani na odnos med delodajalcem in zaposlenim. HRM sistem omogoča uporabnikom, da uredijo kompleksne izzive ter implementirajo fleksibilne plačne sheme in dokumentne tokove vezane na zaposlene.
- Napredovanje človeškega kapitala: podjetja se morajo osredotočiti na kariero in veščine svojih zaposlenih s pomočjo razvoja programa spodbud in motivacijskih shem.
Če strnemo, je HRM sistem “must-have” za upravljanje zaposlenih, upravljanje njihovega razvoja v skladnosti s strategijo in vrednotami organizacije ter njihove zavzetosti v organizacijski kulturi.
Zakaj vključiti uporabo kadrovsko informacijskega sistema v vaš poslovni model?
Ko je poslovno okolje kar najbolj uspešno, ko je konkurenca najmočnejša, takrat mora biti vaša organizacija na samem vrhuncu svoje produktivnosti in učinkovitosti. Takrat mora zagotoviti, da bodo imeli zaposleni najboljšo možno izkušnjo.
V današnjem svetu je prav programska oprema s področja HRM postala ključno poslovno orodje za izboljšanje izkušnje zaposlenih in spremljanje njihovih podatkov.
Razloge, zakaj uporabljati kadrovsko informacijski sistem v sklopu vašega poslovanja, navajamo v nadaljevanju.
1.) Administrativna učinkovitost
Ideja upravljanja s človeškimi viri je prešla na naslednjo raven s konceptom ESS (Employee Self Services – samopostrežne storitve za zaposlene). Gre za posebej oblikovano platformo, ki pomaga zbirati in širiti podatke s področja človeških virov iz celotne organizacije, kar pomaga zmanjšati breme, ki ga nosi administrativni oddelek organizacije.
Avtomatizacija na področju HRM lahko znatno pripomore pri varčevanju s časom in zmanjša verjetnost za napake, ki se pojavijo pri ročnem upravljanju s podatki.
Zaposleni lahko v sklopu ESS sami posodabljajo nekatere svoje podatke in imajo neprestano vpogled v to, kateri njihovi podatki se v sistemu vodijo.
Da bi izboljšali administrativno učinkovitost, lahko:
- avtomatizirate ponavljajoče naloge: s tem pridobite več časa za osredotočanje na bolj kritični funkciji kot sta zavzetost in razvoj zaposlenih.
- Izboljšate natančnost: HRM sistemi lahko pripomorejo k točnosti podatkov, saj izključujejo možnost človeške napake.
- Izboljšajte upravljanje s podatki: HRM sistemi omogočajo, da hranite vse podatke o zaposlenih v enem centraliziranem sistemu. S tem izboljšate dostopnost podatkov in zmanjšate verjetnost za njihovo podvajanje.
2.) Poenostavitev procesa zaposlovanja
Ne glede na velikost vašega podjetja, je lahko proces zaposlovanja precej zapleten in obsežen brez uporabe HRM sistema.
Podatki kandidatov, ki se prijavijo na prosto delovno mesto, so v sklopu HRM sistema zbrani v eni centralizirani zbirki, do nje pa lahko dostopajo vsi HR managerji, ne glede na to, kje se v tistem trenutku nahajajo.
Sam postopek selekcije je lažji, saj imajo HR managerji na enem mestu informacije o izobrazbi, lokaciji, tehničnih kompetencah in izkušnjah za vse kandidate. Postopek je zaradi tega tudi veliko hitrejši.
Večina HRM sistemov omogoča tudi, da preko njih komunicirate s kandidati. To pomeni, da lahko s kandidati upravljate v HRM sistemu od samega pregleda prijave pa do zaposlitve.
3.) Izboljšanje komunikacije
Ne glede na velikost vašega podjetja velja, da je učinkovita komunikacija tista, ki lahko izboljša splošno uspešnost organizacije.
Kadrovsko informacijski sistem lahko zagotovi dvosmerno komunikacijo med oddelki in zaposlenimi z uporabo osebnih ali službenih naprav, kadarkoli je to potrebno.
Prav tako lahko v sklopu HRM sistema zagotovite, da so zaposlenim vedno na voljo najpomembnejši dokumenti, akti, in pravilniki.
Izboljšana komunikacija lahko prinese koristi poslovanju podjetja, tako da:
- izboljša zavzetost zaposlenih: zaposleni se počutijo cenjene, kar vodi do večjega zadovoljstva na delovnem mestu in ohranjanja zaposlenih.
- Izboljša sodelovanje med zaposlenimi: ko vzpostavimo kanale komuniciranja za zaposlene, lahko izboljšana komunikacija vodi tudi do boljšega sodelovanja in produktivnejšega timskega dela.
- Manj napak: napačna komunikacija ali pomanjkanje komunikacije lahko vodi do napak in zamud. Ko izboljšamo komunikacijo, zmanjšamo tveganje za napake v komunikaciji tako, da zagotovimo, da so vsi vpleteni na isti strani in razumejo, kaj se od njih pričakuje.
4.) Učinkovitejši krizni management
Vsaka organizacija potrebuje orodje, ki jo lahko varuje pred neželjenimi šibkostmi in tveganji znotraj organizacije. HRM programska oprema je ena od takih rešitev.
Z uporabo HRM sistemov lahko lastniki podjetij spremljajo zapise glede usposabljanja zaposlenih na področju varnosti pri delu, disciplinske zapisnike, zahtevke po povišicah in morebitne nepooblaščene vstope v sam elektronski sistem.
Z naprednim kadrovsko informacijskim sistemom lahko vodstvo izboljša splošno uspešnost organizacije ter hkrati izključi tveganja in različno papirologijo.
HRM sistem pomaga pri upravljanju tveganj na naslednje načine:
- upravljanje skladnosti: HRM sistem lahko pomaga organizacijam, da ostanejo skladne z različnimi regulativami in zakoni.
- Izboljšana podatkovna varnost: HRM programska oprema zagotavlja organizaciji varno platformo za shranjevanje podatkov zaposlenih, saj zmanjšuje verjetnost za krajo podatkov in neavtoriziran dostop do njih.
- Utečeni procesi: HRM programska oprema lahko avtomatizira veliko kadrovskih procesov ter zmanjša verjetnost za napake in zamude s pomočjo centralizirane platforme.
5.) Učinkovito sprejemanje odločitev
Kadrovsko informacijski sistem zagotavlja upravljanje in dostop do podatkov vseh oddelkov organizacije. Prav zaradi izboljšane dostopnosti informacij lahko management sprejema odločitve na podlagi več informacij, kar pomeni boljšo produktivnost organizacije kot celote.
Na primer, če se v nekem oddelku pojavi visoka raven fluktuacije, lahko administracija hitro postavi diagnozo na podlagi obstoječih relevantnih podatkov.
6.) Izboljšana produktivnost
Kadar se zanašamo samo na ne-avtomatizirane usmeritve, je doseganje postavljenih ciljev lahko pravi izziv.
Izboljšanje produktivnosti je primarni cilj organizacije, ki želi ostati konkurenčna in profitabilna na sodobnem trgu. Prav kadrovsko informacijski sistem lahko pripomore k doseganju tega cilja z poenostavitvijo HRM procesov kar omogoča, da nadrejeni sprejemajo odločitve, ki temeljijo na podatkih in tako izboljšajo splošno produktivnost zaposlenih.
HRM sistemi izboljšajo produktivnost podjetij tudi s:
- točnim spremljanjem časa in prisotnosti: s tem se zagotavlja tudi, da oddelek za plače dobi prave podatke. Ko je plačilo ustrezno, je tudi produktivnost zaposlenega boljša.
- Spremljanjem učinkovitosti: HRM sistem zagotavlja podatke o učinkovitosti zaposlenih v realnem času, kar nadrejenim omogoča, da hitro prepoznajo morebitne šibkosti ali priložnosti. Na podlagi teh podatkov se nato organizirajo dodatna izobraževanja, postavijo novi cilji in zagotavlja podajanje povratnih informacij, kar pozitivno vpliva na produktivnost zaposlenih.
- Usposabljanjem in razvojem: HRM programska oprema lahko podpira navedeno področje. To pomaga pri zagotavljanju ustreznih veščin zaposlenih za opravljanje delovnih nalog, kar se nato odraža v sami produktivnosti zaposlenih.
7.) Upravljanje s plačami
Upravljanje s plačami je ena od najpomembnejših funkcij HRM. Proces vsebuje izračun plač za zaposlene, odbitkov, davkov in ostalih ugodnosti. Če se ta proces izvaja ročno, se zanj porabi veliko časa, je kompleksen in obstaja velika verjetnost za napake.
Nekateri HRM sistemi že vsebujejo module, v sklopu katerih lahko kadrovski oddelek upravlja s plačami, davki in direktnimi plačili. Drugi imajo sposobnost povezovanja HRM sistema z zunanjim ponudnikom za obračun plač. V tem primeru se lahko vsi podatki, ki so relevantni za izračun plač, v zunanji sistem prenesejo.
Zakaj je kadrovsko informacijski sistem tako zelo pomemben?
V današnjem hitro spreminjajočem in razvijajočem se poslovnem svetu, je kadrovsko informacijski sistem postal inovativno in pomembno orodje vsake organizacije. Je namreč ključnega pomena za racionalizacijo in avtomatizacijo različnih funkcij HRM, kar omogoča strokovnjakom s področja HRM, da se osredotočijo na bolj strateška področja.
Pomembno vlogo ima uporaba HRM programske opreme tudi pri zagotavljanju zadovoljstva, produktivnosti in zavzetosti zaposlenih.
S pomočjo portala za samopostrežne storitve za zaposlene se zagotavlja, da lahko zaposleni dostopajo do svojih informacij, jih posodabljajo, pošljejo zahtevek za odsotnost in še mnogo drugega. To seveda pomaga pri prihranku časa, poveča transparentnost in izboljša komunikacijo med zaposlenimi in HRM strokovnjaki.
HRM sistemi izboljšajo točnost in varnost podatkov zaposlenih. Zagotavljajo centralizirano zbirko podatkov, kjer so shranjeni vsi podatki zaposlenih, kar omogoča enostaven dostop do podatkov in njihovo urejanje.
Na koncu kadrovsko informacijski sistem pomaga podjetjem, da so skladna z zakonskimi in regulatornimi zahtevami in da opravljajo svoje dolžnosti.
Prav zaradi pomembnosti, ki jo vidimo v HRM sistemu, je bil razvit Intrix HRM, vaš pomočnik pri upravljanju podatkov zaposlenih, pripravi poročil, zagotavljanju skladnosti z zakonom, upravljanju razvoja zaposlenih in še več. Prepustite administrativno vlogo HRM sistemu, sami pa se posvetite zaposlenim in pripravi izvirnih HRM strategij, ki bodo navdušile tako vaše vodstvo, kot tudi vaše zaposlene.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
