Vpliv načrtovanja na uspešnost projekta

V nadaljevanju navajamo nekaj nasvetov, zakaj projektno vodenje ni uspešno brez načrtovanja in zakaj se lahko s pomočjo dobrega plana izognemo kaosu.

Projektni obrazci naj bodo usklajeni na ravni vodstva

Vodstvo je odgovorno za strategijo podjetja in da ta v podjetju živi. Tudi pri vseh načrtovanih in izvedenih projektih se morajo odražati usmeritev podjetja, njegove vrednote, kultura in organiziranost. Zato se vsak odgovoren vodja zaveda pomembnosti dobro pripravljenih planov, temeljev uspešnih projektov. Gre za vnaprej definirano in usklajeno formo, potrjeno na vodstveni ravni podjetja, ki vsebuje vse pomembne informacije o projektu (naziv, trajanje, roki, odgovorne osebe, tveganja, cilji, vmesni rezultati, časovni plan itd.).

Projektni obrazci naj bodo del urejenega sistema

Zelo pomembno je, da je projektni obrazec po meri vašega podjetja implementiran v katerega izmed sistemov za projektno vodenje. Ta vsem deležnikom omogoča enake kriterije za izpolnjevanje, spremljanje in medsebojni pregled projektov in nalog, v katere so vključeni.

Pripravite projektni načrt in redno nadzorujte izvedbo

Zahtevnejši del načrtovanja je časovno planiranje in kasneje redno spremljanje pravočasne izvedbe nalog. Dober plan nam nič ne koristi, če ga nihče ne upošteva oz. izvaja. Zato so redne kontrole, vsaj na tedenski ravni, izjemno pomembne. Vsak član projektne ekipe naj v sistem sproti vnaša opravljene naloge in pravočasno opozarja, če je pri kateri izmed nalog naletel na težavo. V tem primeru poiščite primerne rešitve. Če jih ni, o tem seznanite vodstvo.

Če ste vodja projekta, je priporočljivo, da v svoj sistem vodenja vnesete tudi “mehke” veščine, kot so npr. prijaznost, šale, spoštovanje mnenj, pravočasno obveščanje, timsko delo, pohvale, simbolične nagrade … Člane ekipe boste iz pasivnih spremenili v aktivne, ker se bodo čutili kot pomemben del ekipe. Zavladal bo timski duh.

Obvladujte časovne roke, ker to vpliva na uspeh projekta

Če med realizacijo ne obvladujete časovnega plana, vam lahko grozi neuspeh celotnega projekta, ker:

• se lahko zgodi, da več ne obvladujete stroškov,
• z doseženim ne boste več aktualni,
• se lahko zaradi odlašanja majhna težavica spremeni v veliko težavo,
• lahko prihaja do preobremenjenosti človeških virov, če zaradi zamud prihaja do prekrivanja nalog pri istih članih projektne ekipe,
• lahko prihaja do zamud pri oskrbi (npr. prepozne dobave),
• lahko prihaja do prepozne komunikacije,
• lahko to vpliva na kakovost izvedbe.

Vse našteto je denar in ta vam bo splaval po vodi, če ne boste vztrajali pri pravočasni realizaciji časovnega plana projekta. Zato vsem, ki hočete biti uspešni pri projektnem vodenju, svetujemo, da:

• pripravite projektni plan in z njim seznanite celotno ekipo (priporočljivo je, da ekipa pri pripravi sodeluje),
• natančno razdelite naloge,
• redno preverjate njihovo izvedbo,
• vnašate popravke v projektni plan,
• se po potrebi prilagajate situaciji in
• odpravljate anomalije, ki se pojavijo med projektom.

Zelo je pomembno, da vidite širšo sliko projekta in predvidite vse možne scenarije, ki vam bodo odgovorili na to, kaj bi lahko pri projektu šlo narobe, kaj bi lahko spremenili, kaj bi lahko izboljšali ali če na kaj pozabljate.

Predvsem pa ne bodite zaskrbljeni, če med projektom prihaja do sprememb. Projektni plan je namreč le vaša smer, vaš kompas na poti do cilja. Tudi ko gremo na dopust, se kljub natančnemu planu lahko zgodi kaj nepredvidljivega. Takrat se ponavadi ne vznemirjamo preveč. Če se to zgodi med projektom, je treba pogledati situaciji v oči, se prilagoditi in najti odgovore oz. rešitve. Najslabša rešitev je vedno panika.