Kako se odločiti in vpeljati sistem za CRM ali projektno vodenje v podjetje?

Ali v podjetju potrebujete dober sistem za CRM ali sistem za projektno vodenje in želite, da zaživi tudi v praksi? Kje začeti, kateri sistemi obstajajo, kakšne so njihove cene na trgu, kaj ponujajo, kakšne so pasti, kateri so primerni, kako uvesti sistem v podjetje …? Za lažje odločanje vam v nadaljevanju navajamo faze, da bo vpeljava sistema (za CRM in/ali projektno vodenje) v vaše podjetje uspešna in bo tudi zaživela.

Ali veste, kakšen sistem za CRM ali projektno vodenje hočete?

Da veste, kaj hočete, je verjetno najpomembnejši korak na poti do vpeljave sistema v podjetje. Če razumete poslovanje vašega podjetja, boste hitro ugotovili, kje imate kritične točke, ki bi jih lahko odpravili s primernim sistemom.

Želite:
– boljši pregled nad projekti, nalogami, priložnostmi?
– učinkoviteje voditi sestanke?
– vse dokumente na enem mestu?
– vse kontakte na enem mestu?
– dobro organizirati delo v podjetju in na terenu?
– učinkovito spremljati in reševati reklamacije?
– spremljati finančno stanje?
– poročila o stanju vaših prodajnih procesov?
– povezave s spletnimi stranmi ali računovodskimi programi …?

#1 Sestanki s ponudniki na trgu

S potencialnimi ponudniki se dogovorite za sestanke (če je mogoče), na katerih se boste pogovorili o vaših potrebah in pričakovanjih glede sistema za CRM ali/in projektno vodenje, svetovalci pa vam bodo svetovali o možnostih in primerih dobrih praks. Smiselno je, da ste na sestanku dobro pripravljeni, ker je odlično razumevanje vaših potreb pomembno že v fazi priprave ponudbe, še bolj pa v fazi izvedbe. Če veste, kaj hočete, je 75 % dela že opravljenega.

#2 Odločitev za ponudnika

Ko boste primerjali prejete ponudbe za uporabo sistemov CRM ali projektno vodenje, naj cena ne bo edino merilo. Saj veste, poceni ni vedno najceneje.

Preverite, da:
– je ponudnik zanesljiv in ima reference,
– v ponudbi ni skritih stroškov,
– vam je sprejemljiv časovni okvir izvedbe,
– je ponudba jasna in transparentna,
– vam ponudnik sistema nudi ustrezno pomoč, ko se kaj zalomi,
– je sistem fleksibilen in prilagodljiv (tudi med uporabo),
– vam sistem nudi tiste funkcionalnosti, ki jih v resnici potrebujete,
– je enostaven za uporabo,
– vam ponudnik omogoča izobraževanja,
– je sistem varen (in s tem vaši podatki).

Poleg omenjenih postavk je pomembno tudi to, da lahko sistem preizkusite, preden se odločite za njegovo uporabo, ali se pri kom pozanimate tudi glede referenc oz. izkušenj s sistemom. Morda se s katerim izmed podjetij, ki sistem že uporablja, dogovorite za predstavitev. Je pa še nekaj, česar ne velja spregledati: to je človeški faktor. So osebe pri ponudniku prijetne, menite, da boste z njimi dobro sodelovali?

#3 Delovni sestanek

Ko ste se odločili, kateri CRM ali sistem za projektno vodenje želite uporabljati, in sklenili dogovor o sodelovanju, se s ponudnikom sestanite na delovnem sestanku. Še prej določite vodjo projektov, ki bo skrbel(a) za koordinacijo procesov v podjetju in s ponudnikom. V tej fazi se konkretizirajo roki in vaša pričakovanja, če gre za zahtevnejše prilagoditve. V primeru minimalnih prilagoditev je zadeva enostavnejša.

#4 Testiranje narejenega

V fazi, ko ponudnik izvaja prilagoditve vašega sistema, je potrebno testiranje, testiranje in še enkrat testiranje opravljenega. Če karkoli ni urejeno v skladu z dogovorjenim oz. vašimi pričakovanji, o tem redno obveščajte koordinatorja projekta na strani ponudnika. Ko projekt prilagoditev zaključite, organizirajte izobraževanje za svojo ekipo, ki bo CRM ali sistem za projektno vodenje uporabljala.

#5 Izobraževanje

Sistem sam po sebi sicer deluje, vendar vam ne bo prav nič koristil, če ga ljudje ne bodo znali uporabljati in če vanj ne boste vnašali potrebnih podatkov. Namesto na listke ali v tabele bo podatke po novem treba vnašati v sistem.

Na izobraževanju ekipo seznanite, zakaj vpeljujete nov sistem za CRM ali/in projektno vodenje, ji predstavite njegovo uporabno vrednost in jo naučite, kako se uporablja. To je za motivacijo ljudi ključnega pomena. Saj veste, ponavadi je prisoten strah pred novim in če ga ne odpravimo, se mu pridruži še odpor.

#6 Praksa

Prava uporabna vrednost sistema se v podjetju pokaže z njegovo uporabo. Ko ljudje spoznajo, da sistem optimizira njihove procese in jim dejansko pomaga, bo resnično zaživel. Takrat boste v pravi luči videli njegove prednosti: prihranek časa, pregled, vse na enem mestu, boljšo organiziranost itd.