Za učinkovito vodenje projekta, potrebujete način za načrtovanje in spremljanje svojega dela. Ne samo, da morate vedeti, kdo kaj počne in kdaj, pač pa potrebujete tudi način za enostavno vizualizacijo vseh gibljivih delov in informacij, ki jih upravljate.
Včasih se je vse to vodilo v seznamih in preglednicam. Zdaj pa vemo, da se le-ti spremenijo v neskončno dolge dokumente in v nešteto stolpcev s podrobnostmi o projektu, zaradi katerih je težko razumeti, v kateri fazi se projekt dejansko nahaja. In priznajmo si: poslovno okolje je zdaj tako hitro, da procesi, ki zahtevajo veliko dokumentov, preprosto niso več potrebni.
Tukaj pa nastopi vizualno upravljanje nalog in projektov, ki vam omogoča spremljanje vašega projekta na enostaven in zabaven način. Od hitrega načrtovanja in izvedbe do spremljanja napredka.. V tem blogu bomo predstavili, zakaj bi morali tudi vi sprejeti ta način upravljanja opravil.
Zakaj vizualizacija projektov?
Raziskave kažejo, da lahko vaši možgani obdelajo slike v približno 13 milisekundah, zato so vizualni elementi učinkovito orodje za vodenje projektov. Omogočajo tudi enostavno zajemanje in shranjevanje informacij.
Vizualno vodenje projektov učinkovito načrtuje in upravlja projekte z uporabo orodij, kot so koledar, kanban pogled in Gantogram. Ta orodja vam omogočajo vizualizacijo napredka vašega projekta in vam omogočajo hiter vpogled v ključne rezultate na prvi pogled in v enostavni, prebavljivi obliki.
Kakšne so prednosti vizualnega upravljanja projektov?
- Izboljšanje komunikacije na vseh ravneh projekta
- Optimizacija časa, saj lahko na enem mestu spremljate napredek projektov in nalog
- Jasnost celotnega projekta in olajšano prepoznavanje ovir, ki vas upočasnjujejo
- Omogoča sprejemanje odločitev na podlagi vam pomembnih podatkov
Najboljših 5 orodij za vizualno upravljanje projektov
1. Gantogram
Gantogrami oz. časovnice projekta so močno koristni za projekte z določenim začetnim in končnim datumom. Pomagajo vam organizirati celoten urnik projekta in upravljanju nalog. Na tak način se vsi, ki so vključeni v nalogo, zavedajo rokov in časa, potrebnega za posamezno nalogo.
Glavni namen Gantograma je, da vam omogoča vizualni pregled vseh projektov in nalog na časovnici in pomaga pri upravljanju teh nalog.
Omogoča vam dodajanje, urejanje in pregled projektov in nalog ter sprotno premikanje le-teh po časovnici glede na fazo, v kateri so. Projekti, ki se z lahkoto vodijo na Gantogramu, so lansiranje izdelkov, upravljanje oglaševalskih akcij, načrtovanje dogodkov ter mnogi drugi.
2. Delovna tabla (Dashboard)
Delovna tabla vam na enem mestu izpostavi vse pomembne informacije o projektu in vam pokaže celoten napredek projekta. To vizualno orodje lahko uporabite za preverjanje stanja nalog, sledenje KPI-jem in upravljanje ključnih virov.
To vam omogoča, da ste pri svojem delu hitrejši in operativnejši, hkrati pa vam pomaga, da na podlagi na enem mestu zbranih podatkov lažje sprejemate strateške odločitve za vaše podjetje.
3. Kanban pogled
Kanban je vizualni pogled na vse naloge, ki so določene pri posameznem projektu. Te naloge so razvrščene v stolpce. Na enem mestu lahko vidite zaključne roke projekta, prednostne naloge in osebe, ki so za posamezne naloge odgovorne. Ko so naloge zaključene, se prestavijo v naslednji stolpec kanbana, kar vam omogoča, da na prvi pogled prepoznate napredek naloge.
V svoji najpreprostejši obliki vsebuje tri stolpce: Dodeljeno, V izvajanju in Zaključeno. Za začetek postavite svoje naloge v stolpec »Dodeljeno«, med delom na posamezni nalogi le-to premaknete v stolpec »V izvajanju«, nato pa jih končno premaknite v stolpec »Zaključeno«, ko opravite nalogo .
Kanban metodo lahko zaradi izjemne preglednosti uporabljate na vseh področjih življenja: pri hobijih, šolskih obveznostih ali v službi.
4. Planer
Planer vam ponuja celostni pregled in razporejanje vseh vaših virov na enem mestu. Tesno je povezan z vsemi vašimi podatki (aktivnostmi, sestanki, projekti, nalogami …) in na eni časovnici prikazuje zasedenost vseh resursov. Pregledno in enostavno lahko upravljate z različnimi viri, kot so kadri, oprema, vozni park, prostori in podobno.
5. Koledarji
Koledarji so preprosti in uporabni predvsem takrat, ko imate določenih več nalog z različnimi zaključnimi roki. Pomagajo vam spremljati statuse in roke projektov in nalog ter načrtovati vnaprej za uspešno izvedbo.
V njih lahko vodite različne vrste aktivnosti, ki jih pripnete projektom in naročnikom: naloge, sestanke, klice, servise itd. Sočasno si ogledujete tudi urnike svoje ekipe, kar omogoča učinkovito spremljanje zasedenosti in planiranje projektne ekipe.
Za vsak sestanek ali nalogo pa lahko zase ali za ekipo nastavite tudi opomnike preko SMS-a, elektronske pošte ali potisnega sporočila.
V katerem sistemu najdete ta orodja?
Ali ste vedeli, da statistični podatki kažejo, da približno 48 % vseh organizacijskih projektov ni končanih pravočasno. Poskrbite, da ne boste tudi vi med njimi. Z uporabo zgornjih orodij za vizualizacijo boste lahko videli širšo sliko, ne da bi zamudili ključne podrobnosti.
Sistem Intrix za vodenje projektov je zelo enostaven za uporabo in vam ponuja vsa orodja za vizualno vodenje projektov, ki jih boste kadarkoli potrebovali. Prijavite se na vaš 30-dnevni brezplačni preizkus že danes!
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
