O tehnični in vsebinski skladnosti sistema Intrix z novo uredbo GDPR smo že pisali v prispevku Intrix in GDPR – iz teorije v prakso; tokrat pa si bomo podrobneje ogledali praktične možnosti spremljanja soglasij v sistemu Intrix.
Vredno je opomniti, da je smiselno ugotoviti, ali so v vašem primeru soglasja potrebna ali pa ste s svojimi strankami že v pogodbenem odnosu oz. odnosu, kjer hrambo narekuje zakon in zato izrecnih soglasij ni treba pridobiti. Svetujemo, da o tem pridobite mnenje pravnikov.
Za vse naročnike sistema Intrix, ki boste spremljanje soglasij potrebovali, smo v skladu z direktivo GDPR pripravili osnovno razširitev, ki jo na zahtevo naročnika vključimo brez dodatnega stroška.
Razširitev bo mogoča na kateremkoli zavihku (glede na specifike podjetja), najpogosteje pa bo to na zavihku Kontakti. Ta primer bomo danes tudi opisali.
Ob vklopu GDPR razširitve se na vsakem kontaktu v podrobnem pogledu prikaže nov podzavihek GDPR soglasja, kjer lahko enostavno vodite pridobljena soglasja.
Ob vnosu novega soglasja (klik na Dodaj) se samodejno evidentira, kdo in kdaj je soglasje v sistem Intrix vnesel, sami pa lahko določite še namen, vir, datum pridobitve in veljavnost soglasja ter po potrebi priložite dokument oz. skenirano soglasje, če gre za soglasje v fizični obliki.
Opcija ročnega vnosa soglasij bo prišla v poštev predvsem v slednjem primeru, kjer soglasij ne bo mogoče voditi prek uvoza ali na kakšen drug avtomatiziran način. Za namene in vire soglasij smo za vas že pripravili osnovni šifrant, ki ga lahko poljubno urejate v skladu z vašimi posebnostmi (nove vrednosti lahko dodate neposredno prek obrazca s klikom na Dodaj ali prek razdelka Nastavitve > Šifranti).
Za osebo Alenka Mihelič smo dodali dve različni soglasji in pri soglasju za e-novice priložili še skeniran podpis, kar lahko vidimo na sliki v nadaljevanju.
Nekateri ste do tega trenutka soglasja že pridobivali in jih imate v katerem izmed sistemov ali preglednicah. Vsa ta soglasja boste v sistem Intrix lahko kar uvozili, pri čemer vam bomo z veseljem priskočili na pomoč. V prvem koraku bodo v sistemu morali biti vsi kontakti, katerih soglasja imate, nato pa boste uvozili še soglasja.
Do seznama soglasij pridete prek razdelka Nastavitve > Šifranti in poiščete šifrant GDPR soglasja. Tu najdete tudi šifranta GDPR nameni in GDPR viri, ki ju lahko prav tako poljubno urejate.
Šifrant GDPR soglasja vsebuje vsa vaša soglasja, vnešena v sistem Intrix. Tu lahko, kot pri kontaktih, soglasja ročno dodate – ali pa s klikom na Uvoz podatkov soglasja uvozite.
Uporaba podatkov za katere ste pridobili soglasja
Sistem Intrix CRM poskrbi tudi za to, da lahko podatke, za katere ste pridobili soglasja, tudi uporabite za ta namen. Tako se na zavihkih, kjer je vključena razširitev GDPR, pojavi tudi filter GDPR namen. V našem primeru lahko tako npr. filtriramo kontakte po namenu Prijava na dogodek.
Filter po izbranem namenu nam poda le kontakte, katerih soglasje imamo za izbrani namen. Te lahko nato izvozimo v sistem za množično pošiljanje e-pošte, natisnemo kuverte ali nalepke s poštnimi naslovi ali kako drugače uporabimo za prodajne oz. marketinške aktivnosti.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
