Projekt v praksi: prvi dobrodelni Interin otroški tek

Davorin, ustanovitelj podjetja Intera, me je povabil na delovno kosilo. Rezultat kosila ni bil le poln želodec, ampak tudi predlog, da bi vodila projekt prvega dobrodelnega Interinega otroškega teka. Namen dogodka bi bil spodbujanje športa in solidarnosti med otroki, hkrati pa pomagati nekomu v lokalnem okolju. Hm, zakaj pa ne?! Pa preizkusimo projektno vodenje še v praksi in naredimo nekaj dobrega!

Kot vsak projekt je šel tudi ta čez različne faze, ki so se zvrstile med februarjem in julijem:

1. organiziranje,
2. koordiniranje,
3. kontroliranje,
4. vrednotenje in ocenjevanje ciljev.

Od vprašanj do odgovorov

V projektni ekipi nas je bilo 6. Vsak s svojim načinom razmišljanja in vsak s svojimi pogledi. Delo v ekipi intelektualcev je vedno izziv, ker se mnenja okrog iste zadeve ponavadi razlikujejo, na koncu pa jih je treba uskladiti. Veliko je bilo tudi vprašanj, na katera smo iskali odgovore. Naj naštejem le nekatera:

• Kako naj se dogodek imenuje?
• Kje naj poteka in kdaj?
• Kdo je ciljna skupina našega dogodka?
• Komu bomo namenili zbrana sredstva?
• Kakšen proračun je na voljo?
• Kaj bo v primeru slabega vremena?
• Kakšen bo znesek prijavnine?
• Kdo naj vodi prireditev?
• Kako bomo poskrbeli za zabavo naših udeležencev?
• Kako bomo dogodek promovirali?
• Kako bomo zbirali prijave (če sploh)?
• Bomo iskali sponzorje?
• Kaj bomo ponudili udeležencem na dogodku?
• Kako bomo poskrbeli za varnost na dogodku?
• …

Vprašanja in odprte točke smo reševali na sestankih, ki smo jih imeli na 14 dni, v obdobju pred dogodkom pa tedensko. Tako kot je meni, lahko tudi vam pri vodenju projektov pomaga Intrix (Project). Več o njem si lahko preberete v zapisu Zakaj uporabljati Intrix za projektno vodenje.

Od Intrixa za projektno vodenje do sproščanja

Med projektom je bilo treba opraviti ogromno telefonskih klicev, napisati veliko elektronskih sporočil, se sestajati, usklajevati, poročati, koordinirati, spraševati, vztrajati, se prilagajati, razdeljevati naloge, pisati zapisnike, stvari spreminjati, pridobivati ponudbe, se pogajati, pojasnjevati, predstavljati, prositi in se tudi jeziti.

Včasih se je v meni odvila cela paleta čustev. Ja, tudi to sodi k projektnemu vodenju. Če si je v sistem Intrix za projektno vodenje mogoče zabeležiti vse klice, pripravljati zapisnike in plan dela, razdeljevati naloge, določati roke, vnašati kontakte, spremljati finančno strukturo itd., kam pa naj potem beležimo vsa ta čustva? Za to priporočam dobrega prijatelja, partnerja ali kakšno hobi aktivnost, ki vas bo sprostila in jih odgnala.

Pomembno je, da ostanete v čustvenem ravnovesju. Vaša morebitna negativna energija namreč zelo slabo vpliva na ekipo in temu se vsekakor splača izogniti.

Od truda do preseženih ciljev

Ves trud celotne ekipe, ki je na koncu štela 25 ljudi, je bil poplačan z obrestmi. Presegli smo zastavljene cilje in naredili dobro delo za lokalno okolje. Prvi dobrodelni Interin otroški tek je privabil več kot 1.100 ljudi. Po zaslugi 287 malih tekačev je Vrtec Ptuj prejel 2.500 € za začetek izgradnje prvega motoričnega parka. Če vas zanima, kako smo se imeli, si oglejte ta simpatičen filmček.