Z obema nogama smo pogumno zakorakali v novo poslovno leto in eden od datumov, pomembnih za kadrovsko službo, se hitro približuje. To je dan, ko je potrebno zaposlenim podati obvestilo o odmeri letnega dopusta – 31. marec.
- Koliko letnega dopusta nam pripada in kako ga izračunamo?
- Kako se izračuna sorazmerni delež letnega dopusta
- Obvestilo o odmeri letnega dopusta
- Pregled dopustov zaposlenih mora biti dobro organiziran
- Pri organizaciji dopustov v podjetju vključite kolektiv in uporabite primerna orodja
- Odobritev dopusta
- To leto uredite dopuste vašega podjetja še lažje s pomočjo Intrixa
Koliko letnega dopusta nam pripada in kako ga izračunamo?
Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1, 159-164. člen) določa, da delavec ne sme imeti manj kot 20 dni (štiri tedne) letnega dopusta, če je zaposlen za celo leto. Če zaposlitev ne traja celo leto, se odmeri sorazmerni del dopusta glede na število delovnih mesecev.
Starejši delavci, invalidi, delavci z najmanj 60-odstotno telesno okvaro in delavci, ki negujejo in varujejo otroke, ki potrebujejo posebno nego in varstvo v skladu s predpisi, ki urejajo družinske prejemke, imajo pravico do najmanj treh dodatnih dni letnega dopusta.
Vsak delavec pa ima tudi pravico do enega dodatnega dneva letnega dopusta za vsakega otroka, ki še ni dopolnil 15 let starosti.
Ti kriteriji veljajo za vse redno zaposlene člane ekipe. Poleg tega pa lahko za vaše področje dela obstajajo še kolektivne pogodbe, ki še natančneje določajo odmero dopusta. Evidenco kolektivnih pogodb lahko preverite na tej povezavi: https://www.gov.si/assets/ministrstva/MDDSZ/Druge-oblike-dela-dokumenti/Evidenca-kolektivnih-pogodb.docx
Kako se izračuna sorazmerni delež letnega dopusta
V primeru, da imamo v ekipi zaposlenega, ki ima pogodbo za določen čas, ali pa se je naši ekipi pridružil sredi koledarskega leta, moramo preračunati sorazmerni delež dopusta. Za ta izračun moramo v osnovi vedeti 2 podatka, in sicer: koliko dni dopusta bi zaposleni prejel, če bi bil zaposlen na našem podjetju celo leto in število mesecev, ki jih bo v tem letu v našem podjetju oddelal. Nato lahko uporabimo enostavno formulo:
Sorazmerni del dopusta oz. število dni = (celotni letni dopust : 12) x število dopolnjenih mesecev zaposlitve pri delodajalcu.
Obvestilo o odmeri letnega dopusta
Podjetja imajo običajno že uveljavljen obrazec, s katerim sodelavce obvestijo o odmeri letnega dopusta. Že v manjših podjetjih, z manj zaposlenimi, je zamudno iskati vse relevantne informacije o zaposlenih, s katerimi izpolnimo obrazce. Pri večjih podjetjih pa se hitro lahko zgodi, da pri katerem od zaposlenih preprosto pozabimo ali spregledamo, da se je določen podatek spremenil. To pa lahko privede do napačnega izračuna.
Pri pripravi odmere letnega dopusta bodite pozorni na zakonska določila glede števila dni dopusta za posameznega zaposlenega. Določila, kot so Zakon o delovnih razmerjih ali morebitne kolektivne pogodbe, ki jim kot podjetje v sklopu določene industrije morate slediti. Uskladiti pa se je potrebno tudi z določili, ki jih ima vaše podjetje zapisane v internih aktih in pogodbah o zaposlitvi.
Pomembno: v kolikor si navedeni akti med seboj nasprotujejo, moramo delavcu zagotoviti toliko dopusta, kot ga določa člen, ki je zanj najbolj ugoden.
Pregled dopustov zaposlenih mora biti dobro organiziran
Se vam je že kdaj zgodilo, da ste kakšen dan dopusta spregledali? Ste iskali potrebne informacije na večih mestih, a so se zaradi nepreglednosti izgubile? Veliko informacij se izgubi, ker jih imamo na različnih mestih – od preglednic, elektronskih sporočil, včasih celo samo ustnega dogovora. Zato je pomembno, da se tega začnete lotevati organizirano.
V prvem koraku se morate kot delodajalec zavedati, da lahko zaradi lažje organizacije dela v poletnih (in sicer tudi ostalih) mesecih zaposlene spodbudite, da letni dopust (vsaj zakonsko določena dva tedna v enem kosu) načrtujejo do nekega določenega datuma. To navodilo lahko vključite v samo predlogo, ki jo uporabljate za obveščanje zaposlenih o odmeri dopusta za tekoče koledarsko leto. Tudi sicer je dobrodošlo, da za ostale odsotnosti (razen seveda nege in bolniške odsotnosti), ki trajajo morda nekaj dni, zaposlenim določite, koliko časa vnaprej morajo tako odsotnost napovedati. Jasna navodila bodo pomagala tako kadrovski službi kot tudi ostalim vodjem in zaposlenim, ki se ukvarjajo z organizacijo delovnega procesa.
Pri organizaciji dopustov v podjetju vključite kolektiv in uporabite primerna orodja
Glede na vaše interne akte in dogovorjen sistem javljanja terminov dopustov, lahko z dobrim sodelovanjem ekipe močno poenostavite ta proces. Vedeti kdaj je kdo v podjetju prisoten, je pomembno, zato bo pregledna tabela prisotnosti v veliko pomoč. Še bolj kot to vam priporočamo uporabo namenske rešitve, kot je Intrix HRM, kjer lahko tako vi kot vsak član vaše ekipe vnesete morebitne odsotnosti od dela, dopuste, bolniške in podobno. Tukaj je še dodatna analitika odsotnosti in seveda poročila, ki vam bodo bolje pomagala organizirati dopuste in odsotnosti skozi vso leto.
Odobritev dopusta
V večini primerov odobritev dopusta za zaposlene ni odvisna od “dobre volje kadrovske službe”, ampak od tega, kateri dopusti so za obdobje že načrtovani in kakšni so načrti glede delovnih obveznosti. V teh primerih so vodje tisti, ki morajo preveriti in odobriti odsotnost posameznega zaposlenega. Zagotoviti morajo, da bo kljub odsotnosti delovni proces potekal nemoteno. Kadrovska služba pa vodjem nudi podporo glede podatkov, ki jih vodja za odobritev dopusta potrebuje (npr. št. dni preostalega dopusta).
Za lažjo organizacijo dopustov priporočamo, da se zahtevki za dopust urejajo in odobravajo preko kadrovskega sistema. Intrix HRM vam omogoča, da zaposleni poda zahtevek za odsotnost in nato počaka, da ga nadrejeni odobri. Nadrejeni lahko zahtevek za odsotnost vidi v sistemu, preveri vse dejavnike, ki vplivajo na odobritev dopusta (odsotnosti ostalih članov ekipe) ter nato zahtevek za dopust odobri ali zavrne. V sistemu tako ostane tudi zabeležen čas podanega zahtevka in odobritve, kar je pomembno, kadar morate argumentirati zavrnitev zahtevka za odsotnost na podlagi načela “prvi zaprosil, prvi dobil odobritev”.
Zaposleni vsako leto z veseljem pričakujejo dopust, da se odklopijo od delovnih obveznosti in preživijo več časa s svojimi najbližjimi. Naj vam organizacija tega dela kadrovske službe ne ustvarja dodatnih “sivih las”, zato si jo avtomatizirajte in optimizirajte s pomočjo kadrovskega sistema.
To leto uredite dopuste vašega podjetja še lažje s pomočjo Intrixa
Kadar gre za pripravo obvestil o odmeri letnega dopusta, lahko hitro naletite na veliko dela, ki bi ga sicer lahko uporabili za organizacijo izobraževalnih načrtov vaše ekipe ali za naslednji teambuilding. Zato vam toplo priporočamo uporabo namenskega sistema za organizacijo kadrovske službe, ki veliko takšnih procesov močno poenostavi.
Vpišite podatke o članih vaše ekipe in z enim klikom nastavite avtomatsko pošiljanje obvestil o odmeri letnega dopusta ali pa zaposlenemu z nekaj kliki izdajte obvestilo o odobritvi izrednega dopusta. Hitro, enostavno in učinkovito. Preverite še ostale zmožnosti Intrixa in stopite na pot k ustvarjanju vaše popolne ekipe sodelavcev.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
