Sodelavka se je pri svojem delu vedno trudila biti organizirana. Zato je uporabljala različne preglednice, zapisnike in koledarje. Težave so se pojavile:
- ko se je obseg njenega dela povečeval,
- ko so se v fazi projektov dogajale spremembe,
- ko so se zamenjevali ljudje,
- ko je želela preveriti urnik svojih sodelavcev ali
- ko je v trenutku potrebovala informacije o statusih svojih projektov.
Namesto na enem je odgovore iskala na različnih mestih.
Vodenje projektov in prostor za izboljšave
Koordinacija, sistem vodenja in dokumentacija so bili prepuščeni sposobnosti vsakega vodje projektov posebej in njegovi vztrajnosti, da je zahteval dosleden vnos v tabele – da je sploh imel vpogled v dogajanje in stanje projekta.
Že takrat se je iz postopkov dela naučila, koliko prostora za izboljšave pri delu s projekti je še na področjih učinkovitosti, koordinacije, preglednosti, organizacije in poročanja. In koliko prihrankov bi lahko ustvarili, če bi to izboljšali.
Vsi projekti v tabelah, zbrani na enem mestu, ampak …
Potem je v podjetju prišlo do preobrata. Ustanovljena je bila projektna pisarna, katere naloga je bila zbiranje in sledenje vseh projektov na enem mestu. Edina nesreča je bila, da je vse skupaj temeljilo na izpolnjevanju tabel. Spet. Ampak tokrat v okviru projektne pisarne s poenotenimi tabelami, enakimi za vse.
To je bil res napredek. Toda ne za tiste, ki so se s projekti ukvarjali ves čas. Izpolnjevanje teh tabel je bilo zamudno, imelo pa je 2 učinka:
- vodstvo je vedelo, kateri projekti so v teku,
- vodja pa je imel vse zapisano na enem mestu.
Ostali člani, ki jih je vodja vnesel kot sodelujoče v projektno dokumentacijo, sploh niso vedeli, da sodelujejo pri projektu, razen če je jih je vsak vodja projektov o tem pravočasno obvestil.
Te projektne tabele niso imele prav nobene interaktivne funkcije. Če je prišlo do naknadnih sprememb pri projektih, je bilo popravke treba vnesti ročno, posledično pa preklicati ali pošiljati e-pošto vpletenim, na katere so se spremembe navezovale.
Sreča je bila na strani tistih z dobrim spominom, saj so si skoraj vedno zapomnili, kaj vse in kje vse v teh tabelah je treba vnesti spremembe. To je bilo neobvladljivo, predvsem pa neučinkovito.
Od zavedanja do karmičnega preobrata
Zavedala se je, kako izgubljajo dragoceni čas in koliko drugega dela bi lahko medtem opravili, če bi imeli sistem oziroma program, ki bi omogočal pregledno vodenje projektov na enem mestu, vključno z vsemi poročili, nalogami itd., vodilni pa bi imeli celovit pregled nad stanjem tekočih projektov.
In ker je karma resnično pozorna na vse, kar se nam dogaja v življenju, ji je namenila nov izziv – ukvarjanje s programom za projektno vodenje. Da je ironija še večja, ima zdaj možnost dokazati, kako je projektno vodenje z uporabo primernega programa (npr. Intrix), ki nam delo olajša, lahko resnično učinkovito.
Preostanek časa, ki ga je prej potrebovala za reševanje kaosa, zdaj porabi za kaj drugega, bolj smiselnega.
Se beremo naslednji četrtek.
Naslednjič: Premagajte strah in uresničite svoje sanje
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
