Če bi desetletja nazaj samo pomislili, da bo hibridno delo prek spleta sposobno združiti ekipo ljudi iz vsega sveta, ki bodo skupaj ustvarjali in vodili neverjetne projekte, bi nas imeli za neumne. A tehnološki napredek in potreba po talentih iz vsega sveta sta nam omogočila enostavnejše spreminjanje delovnih navad.
Prilagodljivi urniki, svoboda dela od koder koli, fleksibilen delovni čas – ni presenetljivo, da veliko zaposlenih na daljavo meni, da je tak način dela potrebno ohraniti.
Prednosti dela od doma pa ne vidijo samo zaposleni, pač pa tudi zaposlovalci. Podjetja, ki sprejemajo delo na daljavo, vidijo večjo produktivnost, manj izgubljenega časa in nižje režijske stroške.
Takšen način dela je lahko odličen, vendar prinaša tudi povsem nove izzive. Vodenje projektov na daljavo vključuje zagotavljanje, da projekti potekajo nemoteno in so dokončani pravočasno in v proračunu, pri čemer deluje ekipa, ki dela na daljavo.
- Kako ohraniti delo od doma konsistentno in učinkovito?
- Vrste projektnih skupin na daljavo
- Popolnoma oddaljena ekipa
- Hibridna ekipa
- Fleksibilna oz. prilagodljiva ekipa
- Prednosti in slabosti vodenja projektov na daljavo
- Pet osnovnih načel pri ustvarjanju oddaljene ekipe za projektno delo
- 1. Postavite dobre temelje za hibridno delo
- 2. Zaupajte svoji ekipi
- 3. Spodbujajte pogosto komunikacijo
- 4. Izberite odgovorne člane projektne ekipe
- 5. Ohranite preglednost projekta
- Zakaj je spremljanje projektov še bolj pomembno pri ekipah, ki delajo od doma
- Uporabite najboljša orodja za vodenje projektov na daljavo
- Kaj ponuja popoln sistem za vodenje projektov?
- Popolna organiziranost projektov in nalog
- Učinkovito planiranje ekipe s koledarjem in planerjem
- Gantogram za celovit vizualni pregled projektnih nalog
- Mobilna aplikacija za projektno vodenje na daljavo
- Še niste uporabnik Intrixa?
Kako ohraniti delo od doma konsistentno in učinkovito?
Visokokakovostni projekti morajo biti še vedno izpeljani po urniku, vendar je usklajevanje dela težko, ko je ekipa razpršena po vsem svetu. Na tak način ekipe več ne moremo spraviti v eno konferečno sobo, zato so tukaj drugi načini za sodelovanje v realnem času.
Kako torej uspešni vodje projektov vodijo remote ekipo dovolj efektivno?
Ne glede na to, ali ste novi pri vodenju projektov na daljavo ali ste se s tem ukvarjali v preteklosti, se lahko z vsemi izzivi spopadete enostavneje in olajšate delo sebi in svoji ekipi.
Če niste prepričani, kje začeti – ne skrbite. Tukaj smo, da vam pomagamo.
Vrste projektnih skupin na daljavo
Obstajajo različne vrste oddaljenih ekip. Odločiti se morate, kateri ustreza kulturi vašega podjetja in potrebam vaših zaposlenih. Na splošno obstajajo tri vrste oddaljenih projektnih ekip:
Popolnoma oddaljena ekipa
Vsi člani ekipe delajo na različnih lokacijah; od doma ali iz ločenih pisarn, bodisi v eni državi ali celo različnih časovnih pasovih. V popolnoma oddaljeni ekipi je vsak član ločen, prav tako vodja sam.
Hibridna ekipa
V hibridnih ekipah nekateri člani ekipe delajo v pisarni, drugi pa od doma – oddaljeni drug od drugega. Najpogosteje obstajajo hibridni timi, ko sta vodja in del ekipe skupaj na eni lokaciji, ostali pa od doma. Hibridna ekipa je tudi tista, kjer je del vaše ekipe v eni pisarni, drugi pa v drugih pisarnah na različnih lokacijah.
Fleksibilna oz. prilagodljiva ekipa
Vrsta oddaljene ekipe, ki trenutno raste najhitreje. V takšnih ekipa nekaj časa dela skupaj, nekaj časa pa deluje na daljavo, npr. delo od doma en ali dva dni na teden delo v pisarni en ali dva dni na teden.
Prednosti in slabosti vodenja projektov na daljavo
Prednosti, ki so jih strokovnjaki do sedaj zaznali v trendu dela od doma:
- Povečana produktivnost – po podatkih cosocloud.com kar 77 % ekipe trdi, da so bolj produktivni, ko delajo od doma. Poleg tega 86 % delavcev na daljavo opisuje svojo produktivnost kot dobro ali odlično.
- Zmanjšana fluktuacija – študije kažejo, da je za oddaljene člane ekipe 13 % večja verjetnost, da bodo ostali v trenutnem podjetju. Glavni razlog za to je, da so na splošno srečnejši od članov pisarniškega tima.
- Nižji stroški – ekipe na daljavo so običajno ugodnejše od tistih v sami pisarni.
- Dostop do najboljših talentov – vodenje ekipe na daljavo pomeni, da boste lahko zaposlili ljudi z vsega sveta. To zagotavlja, da ne boste omejeni na zaposlovanje talentov, ki so na voljo lokalno. Namesto tega lahko najamete tistega, ki najbolj ustreza položaju, ne glede na lokacijo.
Vendar se morajo oddaljene ekipe ukvarjati tudi z naslednjim:
- Težja komunikacija ekipe – oddaljenim ekipam je v izziv učinkovito komuniciranje. Imajo manj priložnosti za pogovor iz oči v oči in za to se morajo zanesti na tehnologijo. Če ekipa uporablja veliko različnih orodij, da ostane v stiku (npr. Slack, Zoom in e-pošta), se lahko informacije izgubijo in lahko pride do nesporazumov.
- Načrtovanje je lahko nočna mora – v ekipah, kjer člani opravljajo delo od doma, pogosto delajo v različnih časovnih pasovih. To lahko močno oteži načrtovanje sestankov, še posebej, če vaše podjetje ponuja prilagodljiv delovni čas. To pomeni, da lahko celo ljudje v istem časovnem pasu začnejo in končajo izmene ob različnih urah.
- Težje je zgraditi kulturo podjetja – pri delu na daljavo je težje ustvariti občutek skupnosti. Eden največjih razlogov za to je pomanjkanje interakcije iz oči v oči. Veliko ljudi, ki opravlja delo od doma, pravi, da bi jim osebna interakcija s sodelavci pomagala vzpostaviti bolj smiselne odnose.
- Obvladovanje dela in obremenjenosti ekipe je lahko izziv – delo na daljavo otežuje razumevanje delovne obremenitve članov ekipe. V vsakem trenutku vedeti, na čem (in kdaj) delajo člani ekipe, je velik izziv. Posledica tega je lahko premalo izkoriščanje članov vaše ekipe ali, v nasprotnem primeru, delovna izgorelost.
Pet osnovnih načel pri ustvarjanju oddaljene ekipe za projektno delo
1. Postavite dobre temelje za hibridno delo
Preden se potopite neposredno v projekt, se prepričajte, da vaša ekipa popolnoma razume projekt in kaj poskuša doseči. Celotna ekipa bi morala razumeti cilje projekta, tudi če je vključena le v njegov majhen del. Nujno je imeti predhodni sestanek, ki lahko poteka prek konferenčnega klica ali, če je mogoče, osebno. Na tem sestanku je potrebno jasno določiti časovnico, cilje, vizijo in pričakovanja projekta. Projekt je nato mogoče razčleniti, tako da vsak član ekipe razume vlogo, ki jo igra.
2. Zaupajte svoji ekipi
Ne glede na to, ali gre za zunanjo ekipo ali zaposlene v podjetju, ki delajo na daljavo, morate zaupati svoji projektni ekipi. Če kot vodja projekta začnete z močno, predano ekipo, ste zmagali že pol bitke. Idealno je sodelovati s posamezniki, ki so motivirani in proaktivni po naravi, in ne s tistimi, ki potrebujejo stalno vodenje, da izpolnijo svojo vlogo.
3. Spodbujajte pogosto komunikacijo
Vodje projektov, ki delajo z remote ekipami, se ne morejo preprosto sprehoditi do mize ali pisarne, da bi razpravljali o statusu naloge, zato je za vodjo projekta še bolj pomembno, da spodbuja tekočo komunikacijo.
Ne glede na to, ali gre za neposredno sporočanje, konferenčne klice ali klasični telefonski klic, obstaja več kot dovolj načinov, da vodje projektov ostanejo v stiku s svojo ekipo. Če vodje ekipe temu posvetijo dovolj svojega časa in energije, lahko zagotovijo potrebne povratne informacije za spremembe in izboljšave, povečajo motivacijo ekipe in medsebojno komunikacijo.
4. Izberite odgovorne člane projektne ekipe
Nekateri člani oddaljene projektne ekipe morda menijo, da se lahko pri delu od doma izognejo trdemu delu, ki bi ga morali opravljati v pisarni, zato je naloga vodje projekta, da od njih zahteva odgovornost za svoje delo. To je eden največjih izzivov za vodjo. Določitev vlog in odgovornosti znotraj ekipe ter rokov za določene naloge, ki jih je treba dokončati, je eden od načinov, kako zagotoviti, da vsi razumejo, kako njihovo delo vpliva na druge člane ekipe.
5. Ohranite preglednost projekta
Hbridno delo z oddaljenimi ekipami lahko ob slabi komunikaciji in pregledom, postane hitro neorganizirano. Medtem ko se fizična lokacija vaše ekipe lahko razlikuje, mora biti napredek projekta še vedno viden vsem, ki so vključeni v določen projekt.
Za zagotovitev napredka projekta, kot si ga želite, uporabite sistem za vodenje projektov in ustvarite osrednjo in popolnoma dostopno lokacijo za svoj projekt, ki je vidna celotni ekipi in do katere ima vsakdo dostop. Takšen sistem za projektno vodenje izboljšuje vidnost, komunikacijo in spodbuja sodelovanje, dokumente in informacije pa je mogoče deliti na spletu med več ekipami in lokacijami, v samo nekaj sekundah.
Zakaj je spremljanje projektov še bolj pomembno pri ekipah, ki delajo od doma
Nekaj nasvetov za vodenje projektov, ki si jih morate zapomniti, je, da morate biti jasni, ko navajate cilje projekta in proces, ki ga boste uporabljali, ne glede na to, ali upravljate ekipo, ki je popolnoma oddaljena ali hibridna. To ohranja ekipe na isti strani kot vi in jih pomaga motivirati. Ne škodi, če vsak dan začnete s t.i. “standup sestankom”, ko je dnevni red za prihajajoči delovni dan jasno naveden.
Poročila o stanju so življenjska sila vodenja projekta na daljavo. Ekipe morajo vodje projektov redno obveščati o napredku, vodje projektov pa morajo imeti možnost jasne komunikacije z ekipami. Ko člani ekipe niso skupaj pod isto streho, zlahka izgubijo stik. Ohranjanje močnih komunikacijskih vezi je tisto, zaradi česar oddaljeno vodenje projektov deluje. Pomembno je, da člani ekipe vedo, kaj morajo narediti, vodje projektov pa morajo ostati odprti za povratne informacije ekipe.
Imeti en osrednji komunikacijski kanal je ključnega pomena, da lahko vodenje projektov na daljavo napreduje brez dragih zamud. Če ekipe komunicirajo na večih kanalih na različnih nivojih komunikacije, so težave na obzorju. Imeti orodje za vodenje projektov na daljavo, pomeni imeti nadzor nad vsemi podatki v realnem času, ki so v skupni rabi v vseh procesih projekta. Tako lahko vsi delajo z najnovejšimi informacijami.
Uporabite najboljša orodja za vodenje projektov na daljavo
Vzpostavitev projekta z oddaljeno ekipo zahteva nabor orodij, ki bi omogočala dodeljevanje nalog, skupno rabo datotek, nastavitev rokov in sledenje napredku, idealno vse znotraj ene platforme.
Nekatera orodja so boljša od drugih pri povezovanju hibridnih ekip in omogočanju bolj produktivnega upravljanja dela. Z izborom pravih orodij boste skupaj z ekipo veliko bolj složni, učinkoviteje pa boste dosegali zastavljene cilje in roke posameznega projekta od začetka do konca.
Intrix je slovenski sistem za vodenje projektov in projektne ekipe, ki ga je mogoče popolnoma prilagoditi po meri uporabnika. Omogoča vodenje projektov na daljavo s podatki v realnem času, skupno rabo datotek, komuniciranjem v realnem času na ravni nalog in možnostjo označitve kogar koli v projektni skupini ter vključitve v pogovor. Naloge lahko dodelite in upravljate obvestila po sms sporočilih ali e-pošti.
Kaj ponuja popoln sistem za vodenje projektov?
Popolna organiziranost projektov in nalog
V Intrixu za projektno vodenje lahko enostavno načrtujete projekte, optimalno razporejate naloge članom svoje remote ekipe, določite prioritete, pomembne roke in opomnike. V vsakem trenutku lahko spremljate, v kateri fazi je projekt, za katero nalogo je odgovoren kateri član ekipe in napredek posameznih nalog.
Učinkovito planiranje ekipe s koledarjem in planerjem
V koledarju lahko vodite različne vrste nalog ali aktivnosti, ki jih določite svojim članom ekipe: naloge, sestanke, klice, itd. Sočasno si lahko ogledujete urnike svojih sodelavcev, kar omogoča učinkovito spremljanje zasedenosti in planiranje projektne ekipe.
Celostni pregled nad ekipo vam pa omogoča planer, ki je povezan z vsemi podatki vas in vaše ekipe (aktivnostmi, sestanki, projekti, nalogami …) in jih prikaže na eni sami časovnici.
Gantogram za celovit vizualni pregled projektnih nalog
V Gantogramu lahko dodajate, spreminjate ali urejate projekte, naloge ali druge podatke, ki se navezujejo na vaše projekte. Zaradi celovitega pregleda na enem mestu boste hitro ugotovili, če vaša remote ekipa sledi zastavljenemu urniku nalog, ali če katere izmed naloge niso skladne s časovnico in jih je potrebno razporediti.
Poglejte si 5 najboljših orodij za vizualno vodenje projektov
Mobilna aplikacija za projektno vodenje na daljavo
Mobilna aplikacija Intrix za Android in iOS prinaša povsem prilagodljivo mobilno uporabniško izkušnjo pri vodenju projektov. Na svojih mobilnih napravah lahko le z nekaj kliki dostopate do podatkov o svojih projektih, hitro zabeležite nov sestanek, nalogo, opomnik ali pridobite informacije o finančnem stanju projektov – kjerkoli in kadarkoli.
Zraven pregleda nad projekti in ekipo pa omogoča tudi identifikacijo klicev, skeniranje dokumentov in tudi e-podpisovanje dokumentov.
Z uporabo sistema za vodenje projektov boste skupaj z ekipo veliko bolj složni, učinkoviteje pa boste dosegali zastavljene cilje in roke posameznega projekta od začetka do konca.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
