Kako izpeljati učinkovite sestanke

V tokratnem blogu sem raziskala, kakšni naj bodo učinkoviti sestanki za dobro projektno vodenje (in nasploh). Saj veste: če vemo, kam gremo, je pot do cilja lažja. In prav na sestankih se preverjajo vmesne postaje in odstranjujejo prepreke na poti do ciljev. Zato je zelo pomembno, da so sestanki učinkoviti, udeleženci pa zadovoljni, ker točno vedo, kakšne so njihove naloge.

Zagotovo ste se med kakšnim sestankom že zalotili, da vas je prešinila misel: “Zakaj sem sploh tu?” Predvsem takrat, ko ste na odločitve, ki bi lahko bile sprejete v dveh minutah, zaradi neskončnih debat čakali dve uri.

Sestanki sami po sebi seveda niso izguba časa, ampak to, kar počnemo oz. česar ne počnemo na sestankih.

Med vsemi nasveti, ki sem jih v zvezi s sestanki doslej prebrala ali se z njimi soočila v praksi, se mi zdijo najbolj smiselni in uporabni nasveti iz sistema EOS. EOS je kratica za Enterpreneurial Operating System in je odlično orodje za vse poslovneže, ki želijo optimizirati poslovne procese. Branje priročnika in uporabo v praksi toplo priporočam. Kakorkoli, vrnimo se k sestankom.

Kako se prelisičiti?

V človeški naravi je, da z opravili čakamo do zadnjega trenutka. Če se npr. na sestanku dogovorimo, da bo delo opravljeno do nekega datuma, je to ponavadi urejeno tik pred potekom tega datuma. Če to zanikate, ste zagotovo statistična izjema. Tako pridemo do prvega zaključka: sami sebe moramo prelisičiti in se v zvezi s projektom sestajati pogosteje, vsaj enkrat tedensko. S tem bomo povečali frekvenco izvedenih nalog, časa za odlašanje ne bo oz. ga bo manj, projektno vodenje pa bo izjemno uspešno.

Projektno vodenje in produktivni sestanki

V uspešnih podjetjih minimizirajo čas sestankov in maksimizirajo njihovo produktivnost. Produktivni sestanki imajo vedno enako agendo z enakimi nameni:

• prepričati se, ali je vse skladno s cilji in časovnico,
• prepričati se, ali celotna ekipa dela za isti cilj,
• preveriti odgovornosti posameznikov in
• reševati odprta vprašanja.

Idealni sestanki potekajo enkrat na teden po 90 minut vedno v istem prostoru ob isti uri z isto agendo. Udeleženci sestanka naj pridejo 5 minut prej in ne točno ob uri. Če pridete na sestanek 5 minut prej, pridete pravočasno, če pridete točno ob uri, ste že prepozni. Ste med tistimi, ki pridete prej ali točno ob uri?

Za dobro izvedbo sestanka sta ključni dve vlogi, ki naj ju opravita različni osebi:

1. prva je pomočnik, ki vodi ekipo in celoten sestanek skozi agendo,
2. druga je zapisnikar, ki upravlja z dokumenti sestanka in pripravlja zapisnik.

Agenda učinkovitega sestanka

Si predstavljate sestanke, ki se začnejo in končajo točno ob uri, da tam aktivno sodelujete pri odločanju in reševanju situacij, zapustite pa jih z jasnimi usmeritvami? Kako lahko to dosežete? Po usmeritvah sistema EOS ima agenda sestanka vedno enake točke, pri katerih se spreminja le vsebina. Vsak sestanek je sestavljen iz sedmih točk, navedenih v nadaljevanju.

1. Izmenjajte si dobre novice (traja 5 minut)

Na začetku sestanka si s člani (projektne) ekipe izmenjajte pozitivne novice bodisi iz poslovnega bodisi iz zasebnega življenja, ki so se zgodile v preteklem tednu. Tako se člani ekipe med seboj spoznavajo, sestanek pa se začne s pozitivnimi vibracijami. Nikar ne preskočite ali podcenjujte te faze, ker je ključna pri vzpostavljanju dobrega timskega vzdušja.

2. Preverite, ali dosegate zastavljene merljive cilje podjetja/projekta (traja 5 minut)

V tej točki se ekipa po sistemu DA/NE prepriča, da delo poteka v skladu z zastavljenimi merljivimi cilji. Diskusiji se izognite, vsa morebitna vprašanja in komentarje si zapišite, ker se predebatirajo v 6. točki sestanka (IDR).

3. Preverite, ali člani ekipe dosegajo svoje cilje (traja 5 minut)

Tukaj se prepričate, če so kvartalni cilji posameznikov skladni s planom. Vodja sestanka prebere osebo in cilj, oseba odgovori preprosto z DA ali NE. Morebitna vprašanja se predebatirajo v 6. točki sestanka (IDR). Izognite se kakršnikoli debati, ki bi vas lahko zavedla iz smeri sestanka.

4. Delite mnenja strank/posameznikov (traja 5 minut)

V tem delu sestanka lahko udeleženci v enem ali dveh stavkih izrazijo svoje pohvale, omenijo mnenja strank itd. Če je pojasnilo daljše oz. potrebuje dodatno reševanje, se prestavi v 6. točko (IDR).

5. Preverite, ali so naloge članov ekipe opravljene (traja 5 minut)

Vodja sestanka prebere naloge, za katere ste se na zadnjem sestanku dogovorili, da bodo zaključene do tega sestanka. Cilj je, da ekipa realizira vsaj 90 % nalog.

6. Rešite odprta vprašanja: IDR – identificiraj, diskutiraj, reši (traja 60 minut)

To je osrednja točka sestanka, saj omogoča reševanje odprtih vprašanj. V tem delu sestanka:

• sprejemate odločitve v zvezi s situacijami, ki jih je treba rešiti (npr. Petra pravočasno ne pripravi poročil),
• z ekipo delite pomembne informacije,
• člani ekipe pridobivajo informacije/napotke, potrebne za nadaljevanje njihovega dela (npr. Uroš želi vedeti, kdaj je v načrtu prenova spletne strani).

Tukaj razpravljate o temah, ki ste jih zapisali v prvem delu sestanka, temah, ki so ostale nerešene na preteklem sestanku ali ste jih preprosto dodali kot nove teme.

Iz nabora tem izberite 3 najpomembnejše, ki jih je treba rešiti v tem tednu. Če vam čas dopušča, izberite še 3 dodatne. Vaš cilj je, da najpomembnejše teme premišljeno rešite enkrat za vselej, ne pa da rešite vse odprte teme površno. Točke, ki jih niste uspeli rešiti, prestavite na naslednji sestanek.

Razlog za neproduktivnost sestankov je največkrat v tem, da se za diskusijo porabi preveč časa, nikoli pa se ne identificira resničnega vzroka težave. Zato z ekipo najprej identificirajte problem in nato začnite z diskusijo. V diskusijii naj vsakdo prispeva svoj pogled. Ko so vsi pogledi zbrani, se lahko začne reševanje problema oz. situacije.

Bodite pozorni še na eno past: da ne zaidete s teme sestanka. Če se to zgodi, člane ekipe na to opozorite in se vrnite k bistvu.

7. Zaključite sestanek (traja 5 minut)

5 minut pred koncem sestanka prekinite prejšnjo točko (če je še niste zaključili) in naredite povzetek sestanka:

• Preberite naloge, za katere ste se dogovorili na tem sestanku in jih je treba opraviti do naslednjega tedna; poskrbite, da bo res jasno, kdo mora kaj narediti.
• Odločite se, ali so glede na sprejete odločitve kakšne pomembne informacije, ki bi jih morali sporočiti drugim v ali izven podjetja. Dogovorite se, kdo jih bo sporočil, kaj bo sporočil in kako.
• Udeleženci naj ocenijo sestanek od 1 do 10 (10 je najboljša ocena). Ocene vam bodo pomagale, da se konstantno izboljšujete. Če je ocena manj kot 8, člane ekipe povprašajte, kaj bi bilo treba spremeniti, da bi podali oceno 10.

Pomagajte si z Intrixom za projektno vodenje

Pri učinkoviti izvedbi sestankov vam lahko pomaga tudi sistem Intrix, ki ga je mogoče prilagoditi glede na vaše potrebe in vaš način sestankovanja. Tako lahko npr. med sestankom zapisnik pripravljate neposredno v Intrixu, naloge pa delegirate neposredno iz zapisnika sestanka. Zakaj si dela ne bi poenostavili tako, da ga lahko nekaj opravi kar sam sistem za projektno vodenje?