Projektno vodenje je umetnost izdelave načrta projekta in njegovega izvajanja. A ko bi le bile stvari res tako preproste …
Za uspešen projekt boste v resnici morali zbrati projektno skupino in spremljati njen napredek. Obvladati boste morali pričakovanja deležnikov. Predvideti boste morali težave, ki se jim je mogoče izogniti, in odpraviti tiste, ki jih niste pričakovali.
Če se to sliši naporno, ste prišli na pravo mesto. V tem članku bomo namreč pregledali osnove projektnega vodenja, razčlenili, kaj sploh je projekt, kaj so ključne komponente in faze projektnega vodenja ter kako si zagotoviti učinkovito izpeljane projekte.
Upamo, da vam bomo z našim znanjem in nasveti nekoliko olajšali vsakodnevno življenje. 😉
Pripravljeni? Pa začnimo.
Kaj je projekt?
Projekt je veriga začasnih nalog, ki obstajajo za ustvarjanje določenega rezultata. Vsak projekt bo imel dogovorjene in edinstvene cilje ter svoj projektni načrt, proračun, časovni okvir, rezultate in naloge. Projekt lahko vključuje tudi ljudi iz različnih skupin znotraj organizacije, ki so združeni, da bi dosegli določen cilj.
Kako poteka vodenje projektov?
Projektno vodenje je proces, ki usmerja delo ekipe za doseganje vseh projektnih ciljev znotraj določenih parametrov.
Cilj projektnega vodenja je ustvariti popoln projekt, ki izpolnjuje cilj. To pa lahko dosežemo samo z jasnim načrtom in organiziranostjo. Tukaj je 5 glavnih korakov, ki jih vodenje projektov mora vsebovati:
- Identifikacija ciljev
- Načrtovanje
- Izvrševanje (Implementacija)
- Spremljanje
- Zaključek
Pa si poglejmo, kaj vsebuje vsak izmed korakov.
1. Identifikacija ciljev
V prvem koraku je bistveno, da ustvarite temelj projekta. Kot pri vsakem dobrem projektu je priprava bistvena za zagotovitev, da bo dokončan pravočasno in v okviru proračuna.
Kaj identificirati?
- čas – predvideno trajanje dela,
- stroški – proračun, dodeljen za delo,
- obseg – kakšne novosti ali spremembe bo prinesel projekt,
- kakovost – standard rezultata projekta.
Povečanje ali zmanjšanje katerekoli od teh komponent bo vplivalo na druge. Na primer, skrajšanje časa, dodeljenega za dokončanje projekta, bo zmanjšalo tudi količino dela, ki ga je mogoče opraviti (obseg), kar lahko nato vpliva na kakovost in stroške projekta.
2. Načrtovanje
V tej fazi so določeni ključni mejniki in datumi, vključno s končnim datumom zaključka projekta. S tem, da jasno določite časovno razporeditev projekta, zagotovite, da se vsi člani ekipe premikajo k istemu cilju. To vam bo prihranilo zmedo in nered, ko boste naleteli na ovire.
Faza načrtovanja vključuje:
- Izbira članov ekipe,
- opis rezultatov,
- ocenjevanje virov,
- določitev povezanih dejavnosti.
3. Izvrševanje/implementacija
Tukaj se začne prava akcija. 😉
Faza izvedbe projekta je pogosto najdaljša in najbolj zapletena faza v življenjskem ciklu projekta. Če niste previdni, lahko vaša ekipa zaide s poti, naleti na težave s komunikacijo ali neha slediti skrbno začrtanim postopkom.
Potem, ko ste v svoj načrt izvedbe projekta vložili čas in druge vire, se morate prepričati, da lahko izpolnite svoje načrte. To je čas, ko začnemo izvajati vse načrtovane aktivnosti, ki bodo poskrbele, da bodo projekti izpeljani karseda najbolje.
Izvedba projekta običajno vključuje tri glavne komponente:
- Sledenje načrtu – v fazi izvedbe projekta morate slediti vnaprej organiziranim procesom in njihovem zaporedju (ki ste jih načrtovali v fazi načrtovanja), brez nejasnosti in vmesnih sprememb.
- Upravljanje ekip – pomembno je, da vašo ekipo motivirate, spodbujate in bodrite, predvsem pa, da ustvarite okolje, kjer so povratne informacije vedno dobrodošle. Če eden od vaših sodelavcev opazi napako v vašem projektu, želite, da takoj pojasni svoje pomisleke, morda je to tisto, kar bo preprečilo napake ali zamude v procesu.
- Distribucija informacij – vključite svoje stranke in zainteresirane strani v celotno izvedbeno fazo projekta. Načrtujte redne sestanke, kjer bodo vsi deležniki obveščeni o napredku projekta. Na tak način lahko preprečite drage nesporazume in zamude, hkrati pa opravite spremembe dogovorjenih rezultatov in ustrezno načrtujete delo na njih.
4. Spremljanje projekta
Vsak projekt ne gre vedno po načrtih. Stroški lahko presežejo začetni proračun, člani skupine lahko zamudijo svoje roke zaradi povečanja obsega dela, deležniki se lahko nenadoma umaknejo …
A prav te težave so odlična priložnost za učenje, da ugotovite, kje so stvari v načrtu projekta začele iti po zlu.
To pomaga vodjem projektov odgovoriti na vprašanje: kje in na kateri točki projekta se nahajamo v primerjavi s tem, kje bi morali biti glede na načrt projekta?
Spremljanje projekta ali t.i. ”nadzorna” faza projekta vključuje pregled informacij, ki jih zberete s spremljanjem, in sprejemanje odločitev na podlagi njih (npr. ali moramo prilagoditi urnike ali pospešiti določene procese, da izpolnimo roke?).
Učinkovito spremljanje zahteva:
Redno, dosledno pregledovanje projekta
Ne glede na to, ali upravljate gradbeni projekt ali uvajate nov izdelek, potrebujete vpogled v dogajanje v realnem času, da lahko spremljate svoje projekte in sprejemate odločitve na podlagi informacij.
Uporaba ustrezne projektne dokumentacije in orodij.
Pridobite poročila iz tekočega projekta in ocenite ključne kazalnike uspešnosti (KPI). Pregledovanje poročil vam lahko pomaga razumeti, kako vaša ekipa deluje v skladu s svojimi cilji, in ugotoviti, pri katerih korakih je projekt začel odstopati od načrta. Pri tem si lahko pomagate s vizualnimi orodji za vodenje projektov, kot sta Kanban in Gantogram, ki vam bosta omogočila v realnem času, na preprost način, prikazati napredek projekta ključnim akterjem.
5. Zaključek
Zaključek projekta je zadnja faza projekta, ko ocenite celoten proces od A do Ž in sporočite svoje rezultate svoji ekipi. Faza zaključka projekta uradno konča vaš projekt in zagotovi konkreten načrt za naslednje korake – ne glede na to, ali je to prenos lastništva projekta na drugo ekipo, začetek novega projekta za izboljšanje vašega dela ali vključitev pridobljenih izkušenj v prihodnje projekte.
Svoj postopek zaključka projekta lahko prilagodite potrebam svoje ekipe, vendar je tukaj nekaj ključnih korakov, ki jih morate vključiti:
- Izvedite končne preizkuse, da se prepričate, da rezultat vašega projekta izpolnjuje pričakovanja (na primer testiranje funkcije po zagonu, da se prepričate, da še vedno deluje, ali pregled vašega končnega rezultata z zainteresiranimi stranmi).
- Preglejte svoj projektni načrt, da zaključite nedorečene konce in zagotovite, da niste ničesar pozabili.
- Dokončajte administrativne naloge, kot je posodabljanje dokumentacije, dokončanje proračuna projekta in prerazporeditev virov.
- Sporočite opombe in naslednje korake vsem deležnikom.
- Organizirajte t.i. post-mortem sestanek, kjer pregledate vse dobro in manj dobro izpeljane naloge in procese in daste svoji ekipi priložnost, da posreduje povratne informacije.
- Spišite končno poročilo, v katerem je opisano, kako je vaš projekt uspel glede na svoje cilje.
Uporabite orodja za vodenje projektov za lažje doseganje ciljev
Uspešna koordinacija projektov in posledično doseganje zastavljenih ciljev je precej odvisno tudi od orodij oz. sistemov, ki so lahko vaši najboljši pomočniki pri vodenju projektov. Le-ti so na voljo projektnemu vodji in ekipi ter vam omogočijo popoln pregled nad projekti in vsemi projektnimi aktivnostmi na enem mestu. Zato vsekakor priporočamo, da za izvedbo uspešnega projekta izberete pametno orodje za vodenje projektov, npr. Intrix, slovenski sistem za projektno vodenje, prilagojen po vaši meri.
Uspešno vodenje vaših projektov vam želimo!
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
