Vsak podjetnik se na svoji poti zagotovo sreča tako s sistemom ERP kot s sistemom CRM. Pri obeh se prepletajo (potencialni) kupci, ponudbe, naročila, delovni nalogi ipd. in na določeni točki si postavimo vprašanje, katerega izmed sistemov naše podjetje zares potrebuje.
- Kaj je ERP sistem?
- ERP sistem je temelj za poslovanje podjetja
- Katere ERP sisteme poznamo v Sloveniji?
- ERP in CRM v enem sistemu?
- Koristi povezave ERP in CRM sistema
- Katera področja pokriva ERP sistem?
- Katera področja pokriva CRM sistem?
- ERP, CRM ali oboje?
- Koristi povezave sistema CRM z ERP sistemi
- #1 Prihranek časa (brez dvojnih vnosov)
- #2 Prihranek časa pri pripravi ponudb
- #3 Manj možnosti za napake
- #4 Boljše poznavanje strank
- #5 Boljši izkupiček poslov (avtomatizirani procesi)
Kaj je ERP sistem?
Načrtovanje virov podjetja (Enterprise Resource Planning) oziroma ERP se nanaša na vrsto programske opreme, ki jo organizacije uporabljajo za upravljanje vsakodnevnih poslovnih dejavnosti, kot so računovodstvo, nabava, upravljanje projektov, upravljanje tveganj in skladnost ter operacije dobavne verige. Celoten paket ERP vključuje tudi upravljanje uspešnosti podjetja, programsko opremo, ki pomaga pri načrtovanju, proračunu, napovedovanju in poročanju o finančnih rezultatih organizacije.
Sistemi ERP povezujejo množico poslovnih procesov in omogočajo pretok podatkov med njimi. Z zbiranjem podatkov organizacije iz več virov sistemi ERP odpravljajo podvajanje podatkov in zagotavljajo celovitost podatkov z enim samim virom resnice.
Danes so sistemi ERP ključnega pomena za upravljanje na tisoče podjetij vseh velikosti in v vseh panogah. Za ta podjetja je ERP tako nepogrešljiv kot električna energija, ki ohranja prižgane luči.
ERP sistem je temelj za poslovanje podjetja
ERP poslovni oz. računovodski sistem je praviloma temelj poslovanja vsakega podjetja. Finance in s tem povezane ponudbe, računi, zaloge, potni nalogi ipd. so namreč bistvene sestavine poslovanja, zato tudi v podjetju Intera svetujemo podjetnikom (predvsem tistim, ki začenjajo poslovno pot) najprej uvedbo ERP oz. računovodskega sistema, na katerem bo temeljilo poslovanje. Tudi v primeru, ko se podjetje odloča za zamenjavo svojega ERP sistema, svetujemo, da najprej uvede nov ERP sistem, šele nato sistem CRM z morebitnimi povezavami in integracijami z ERP sistemom.
Katere ERP sisteme poznamo v Sloveniji?
V Sloveniji se najpogosteje srečujemo z naslednjimi ERP sistemi: Datalab Pantheon, SAOP iCenter, AccountingBox, Navision, Perftech Largo, Vasco, E-računi, Minimax, Gedaxa in SAP. Manjša podjetja in podjetniki si sicer pogosto pomagajo tudi s preglednicami, a veliko koristi, časovnih prihrankov in boljšo organiziranost lahko doprinesejo že enostavnejši računovodski sistemi.
ERP in CRM v enem sistemu?
Na trgu lahko najdemo ERP sisteme, ki nudijo tudi osnovni modul za CRM. Ti sistemi običajno omogočajo zgolj preproste funkcionalnosti CRM-ja, ki v večini niso dovolj (saj nikakor ne nudijo koristi in pregleda nad aktivnostmi, kot jih omogočajo klasični CRM sistemi), lahko pa si z njimi v določeni meri pomagate. Tako prej ali slej pridemo do spoznanja, da sta pri poslovanju potrebna vsaj dva sistema – ERP in CRM, ki sta v idealnem primeru medsebojno povezana.
Koristi povezave ERP in CRM sistema
Povezava obeh sistemov ni nujno potrebna, prinaša pa veliko koristi. Tu govorimo predvsem o dvojnih vnosih, ki jih v primeru povezave med obema sistemoma ni. V praksi namreč potencialni kupec najprej pristane v sistemu CRM, kjer ga med prodajnim procesom vodimo skozi ponudbo do naročila. Nemalokrat lahko že v fazi priprave ponudbe podatke o kupcu potrebujemo tudi v sistemu ERP. Če povezave med sistemoma ERP in CRM še ni, je v tem primeru potreben ročni vnos podatkov o kupcu, kar pa je lahko zamudno. V primeru povezave med sistemoma se tak prenos zgodi samodejno. Vse ostale koristi in primer povezave smo opisali v prispevku Integracija sistemov Intrix in Pantheon.
Katera področja pokriva ERP sistem?
Kot smo omenili že v začetku, ERP poslovni sistem pokriva temeljna področja poslovanja podjetja in je odvisen od tega, ali je podjetje proizvodno ali storitveno. ERP sistemi omogočajo vodenje celotne proizvodne verige od nabave, zasedenosti proizvodnje, finančnega vidika poslovanja, zalog, delovne in potne naloge, izdajo računov, davčne blagajne, obračun plač, obračun DDV itd. Zelo pomembno je tudi to, da so ERP sistemi skladni z zakonodajo na trgu, kjer podjetje posluje.
Katera področja pokriva CRM sistem?
Potencialne stranke običajno niso del ERP sistema, ampak CRM sistema, ki se na prvem mestu osredotoča na (potencialne) stranke. CRM na enem mestu hrani organizirano bazo tako potencialnih kot obstoječih kupcev, povpraševanj oz. prodajnih priložnosti, aktivnosti s strankami, organizirane na koledarjih zaposlenih, in urejen servisno-reklamacijski del za najboljši servis strank tudi po uspešno zaključeni prodaji.
CRM sistem torej pokriva področja pridobivanja poslov, organizacijo prodajnih ali internih aktivnosti (sestanki, naloge) in servisno-reklamacijski del poslovanja podjetja.
ERP, CRM ali oboje?
Odgovor ni povsem enoznačen. Za podjetja, ki svoje finance vodite po preglednicah in ostalih dokumentih, bi za začetek vsekakor svetoval poslovni ERP sistem. Tako boste imeli finance urejene v centralnem sistemu in s tem pregled nad prodajo, ponudbami, izdanimi in prejetimi fakturami ipd. Za večino podjetij, tista s 5 ali več zaposlenimi (od tega vsaj 2 v prodaji) zraven ERP sistema vsekakor priporočamo tudi uporabo sistema CRM. Verjetno ta v vašem primeru še ne bo povezan s sistemom ERP in mogoče v tej fazi obsega poslovanja to niti ni nujno potrebno.
V tretji skupini podjetij, najverjetneje želite vzpostaviti 360° pogled nad strankami v pravem pomenu besede. V tem primeru bo treba CRM sistem tesno integrirati s sistemom ERP. Tako vam bo sistem CRM nudil popoln vpogled v vse prodajne aktivnosti s (potencialnimi) strankami, kot tudi naročila, finančno stanje strank, zapadle terjatve in ostale pomembne informacije o strankah. Vse to bo dostopno tudi na mobilnih napravah, kjerkoli in kadarkoli.
Koristi povezave sistema CRM z ERP sistemi
Pri implementaciji sistema Intrix CRM se pogosto srečujemo z vprašanjem, ali je mogoče Intrix CRM povezati z informacijskimi ERP sistemi. Ta je običajno temelj poslovanja vsakega podjetja in je po pravilu uveden pred sistemom CRM. Med najpogostejšimi se na trgu srečujemo z ERP sistemi Datalab Pantheon, SAOP iCenter, Vasco in Navision.
Odgovor na to vprašanje je torej “Da”. Glede na to, da večina omenjenih sistemov omogoča prilagodljivost, je vsaka implementacija povezave z ERP unikatna in se je lotevamo kot individualni projekt. Le tako lahko našim naročnikom zagotovimo najvišjo dodano vrednost povezave.
Glavne koristi, ki jih lahko podjetje pridobi s povezavo CRM in ERP sistema:
#1 Prihranek časa (brez dvojnih vnosov)
Stranko vpišete v CRM, povezava oz. sinhronizacija pa samodejno poskrbi, da se bo podatek prenesel v ERP. Prenos lahko sprožite tudi na zahtevo, s klikom na “prenesi v ERP” in obratno.
#2 Prihranek časa pri pripravi ponudb
Ko povpraševanje oz. prodajno priložnost pripeljete do faze priprave ponudbe, lahko sistem CRM poskrbi, da se v vašem ERPu v trenutku kreira podjetje, kontaktna oseba, hkrati pa se ustvari še nova glava ponudbe, ki jo v ERP sistemu zgolj še dopolnite s postavkami in zatem posredujete stranki. Vse odprte in pretekle ponudbe bodo nato vidne tudi v sistemu CRM.
#3 Manj možnosti za napake
Povezava ponudb med sistemoma je lahko tudi dvosmerna. To pomeni, da v primeru potrjene ponudbe status spremenimo ali v CRMju ali sistemu ERP – status se bo samodejno osvežil tudi v drugem sistemu.
#4 Boljše poznavanje strank
Pri povezavi z ERP sistemom v CRM običajno prenašamo tudi finančno kartico, ki vam podaja sliko finančnega poslovanja s stranko. Tako ste pravočasno opozorjeni na zapadle fakture, upad naročil najbolje prodajanih izdelkov ipd.
#5 Boljši izkupiček poslov (avtomatizirani procesi)
Aktivnosti oz. follow-up je del prodaje, brez katerega danes težko shajamo. V podjetju lahko na podlagi določenih vzorcev določimo samodejna opravila skrbniku stranke (klic stranke, ki je eno leto brez naročila), e-poštno obvestilo npr. o odpremljeni dobavi pa lahko dobi tudi stranka.
Ker gre v primeru povezave z ERP sistemom za sodelovanje več strani (naročnik, ponudnik poslovnega oz. računovodskega ERP sistema in CRM ponudnik), je potrebna dobra komunikacija. Komunikacija in pridobitev vseh ustreznih dostopov do sistema (bodisi gre za dostop do baze ali preko API-jev) lahko traja tudi nekaj časa. Pred t.i. inicialnim prenosom podatkov v Intrix CRM oz. vzpostavitvijo začetnega stanja se opravi analiza podatkov (preverijo se podvojeni vnosi in struktura podatkov, poenotijo se šifranti, skrbniki …). Običajno se po naši analizi naročniki odločijo tudi za prečiščenje baze, kar pripomore k lažjemu delu v prihodnje.
Če se tudi sami odločate za povezavo vašega CRMja z obstoječim poslovnim ERP sistemom, se običajno srečamo na delovnem sestanku, kjer določimo specifike povezave. Za vse dodatne informacije in termin sestanka stopite v stik z nami.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
Pozdravljeni! Ali imate v vaši ponudbi tudi ERP sisteme?
David pozdravljeni. ERP sistemi žal niso v naši ponudbi, se pa z njimi veliko povezujemo. Če ERP sistema še nimate, zagotovo priporočamo uvedbo sistema ERP, ki ga lahko nato navežemo na CRM, ni pa niti nujno, da sta ERP in CRM sistem povezana.