Rešitev CRM za servis in prodajo na primeru podjetja Daihen Varstroj
Kako je podjetje Daihen Varstroj z uvedbo sistema CRM izboljšalo učinkovitost servisnih in prodajnih procesov? Z uvedbo Intrix CRM so vzpostavili enotno evidenco prodanih strojev, sistem za načrtovanje servisov ter sledenje zgodovini popravil.
Tako so pridobili boljši vpogled v vzdrževalne servise, popravila in načrtovanje prihodnjih posegov. Poleg tega so digitalizirali tudi prodajo ter izboljšali nadzor nad strankami, prodajnimi priložnostmi in aktivnostmi.
NAROČNIK SE PREDSTAVI
PANOGA
Proizvodnja strojev za obdelavo kovin
ZAPOSLENIH
140
USTANOVLJENO
1964
Daihen Varstroj – tradicija in japonska tehnologija
Daihen Varstroj je podjetje s 60-letno tradicijo, specializirano za proizvodnjo in prodajo robotskih sistemov za varjenje, manipulacijo, rezanje in brušenje ter varilnih aparatov vseh velikosti. Kot del japonske korporacije Daihen združujejo vrhunsko tehnologijo s potrebami slovenskega trga.
V Daihen Varstroj ponujajo celovite rešitve, ki ne vključujejo zgolj robotov in varilnih aparatov. “Večina si ob robotih predstavlja samostojne enote, mi pa razvijamo celovite rešitve – celotne periferije in projekte,” je pojasnila Ksenija Vida, ki v podjetju vodi poprodajo.
V Daihen Varstroj so se najprej lotili digitalizacije servisov, šele nato prodaje. In kako je izgledalo stanje v podjetju pred digitalizacijo?
“Kot pri mnogih drugih podjetjih – papirnato, nepregledno, razpršeno. Podatki so bili v arhivih in na različnih lokacijah, zato je bilo težko priti do informacij. Glavni razlog za uvedbo CRM sistema je bila potreba po boljši podpori strankam. Ko nas je stranka poklicala, nismo vedno vedeli, kateri stroj ima, kakšne komponente so zraven (pozicioner, varilni izvor, gorilnik). Centralizacija podatkov je bila ključna, saj si danes nihče ne more privoščiti izgubiti ure ali dve samo za iskanje podatkov o enem stroju.”
Ksenja Vida, vodja poprodaje.
Odločitev za CRM je dozorela, ko so potrebovali sistem, ki omogoča takojšen vpogled v podatke o strankah in njihovi opremi.
“Iskala sem sistem, kjer bi bile vse informacije na enem mestu in bi lahko z enim klikom takoj videla, kaj stranka uporablja. CRM sistem Intrix sem našla na internetu, nato pa so se začela pogajanja z upravo,” je izpostavila Vida.
Zadnje čase opažamo, da so zaposleni vse pogosteje pobudniki digitalizacije. Nekdaj je pobuda prihajala predvsem s strani vodstva, ki je moralo zaposlene prepričati v spremembe. Danes pa prav zaposleni predlagajo rešitve, saj dobro razumejo svoje delovne procese.
Povezava CRM-ja z ERP-jem za boljšo izmenjavo podatkov
Daihen Varstroj je CRM uvedel ob že obstoječem ERP sistemu SAOP Proizvodnja, zato je bila ena ključnih zahtev povezava obeh sistemov.
“Veliko podjetij si predstavlja, da je povezovanje dveh sistemov zapleteno, a v resnici ni bilo tako. Vi (tj. Intera, Intrix) ste bili zelo prilagodljivi, prav tako tudi ekipa iz SAOP. Usedli smo se, jasno določili katere podatke želimo prenesti, in zadeve ste hitro rešili. Integracija zdaj deluje dvosmerno in brez težav,” poudarja Vida.
Pri povezovanju CRM sistema z drugimi sistemi je ključno, da se najprej določijo zahteve, pripravi specifikacija, nato pa se na tripartitnem sestanku (z naročnikom, ponudnikoma CRM in ERP rešitev) uskladijo pričakovanja. Ko so cilji jasni, sledi tehnična izvedba integracije.
Intrix CRM je na voljo 30 dni brezplačno in popolnoma brez tveganja.
Intrix CRM je na voljo 30 dni brezplačno in popolnoma brez tveganja.
Celovit pregled nad strankami in stroji
Povezava omogoča celovit pregled nad strankami in stroji. CRM sistem omogoča, da terenski komercialisti, svetovalci in serviserji preko mobilne aplikacije dostopajo do ključnih informacij. Dodajajo lahko tudi dodatne podatke, kot so tehnične risbe, specifikacije, sheme, vezave, elektro dokumentacija, zgodovina servisov in popravila.
Posebej pomembna je evidenca strojev pri strankah. Pri nekaterih vodijo tudi evidenco objektov, kjer so naprave nameščene, kar omogoča še večji nadzor nad vzdrževanjem.
“Največja prednost je, da imamo pregleden vpogled v sestavo vsakega stroja pri stranki, vključno z zgodovino servisov. Pomembno je tudi sledenje letnim vzdrževalnim servisom, saj je to povezano z garancijo. Sistem nas 30 dni pred rokom opozori, da moramo stranki poslati ponudbo in opomnik.
Za serviserje je velika prednost, da lahko na terenu takoj vidijo kaj je bilo na zadnjem servisu opravljeno, katere dele smo zamenjali, kdo je bil zadolžen za servis, kaj je potrebno narediti ob naslednjem posegu. To nam prihrani ogromno časa in izboljša podporo strankam,” pojasnjuje Ksenija Vida iz Daihen Varstoj.
Boljši nadzor nad servisnimi postopki
Digitalizacija je močno izboljšala tudi upravljanje servisnih postopkov. Prej so uporabljali klasične papirnate servisne naloge, zdaj pa je vse digitalizirano.
Kot je povedala Vida: “Postopek se začne, ko stranka pokliče in prijavi težavo. Napaka se nato evidentira v ERP sistemu in poveže z Intrix CRM. Podatki nato potujejo nazaj v ERP, kar omogoča celovito sledljivost.
Glavni koraki so trije:
- Stranka prijavi napako – odpre se servisni nalog v ERP sistemu.
- Podatki se sinhronizirajo – nalog je takoj viden tudi v Intrix CRM.
- Izvedba servisa – serviser na terenu v Intrixu zabeleži popravilo, opis posega in zamenjane dele. Po vrnitvi se podatki samodejno prenesejo nazaj v ERP, kjer se pripravi račun.
Tako imamo hiter in pregleden servisni proces brez ročnega prepisovanja podatkov.”
Planer
Tudi planer je pomemben del CRM sistema. Servisna opravila – redni letni servisi ali nujna popravila – se z njegovo pomočjo učinkovito razporedijo monterjem in serviserjem.
Mobilna aplikacija
Ključno vlogo ima tudi mobilna aplikacija, ki omogoča, da ima vsak serviser pregled nad svojimi dnevnimi in tedenskimi nalogami. Kot je že omenila Vida, so na terenu dostopni tudi zgodovina servisnih opravil na strojih, pretekli dokumenti in delovni nalogi. Dokumente je možno tudi elektronsko podpisati.
Postopek poteka tako:
- Serviser na terenu preveri zgodovino stroja in opravi servis.
- V Intrix CRM vnese porabljen material, ki se lahko predhodno prenese iz potrjene ponudbe.
- Sistem generira delovni nalog v PDF obliki, ki ga serviser lahko takoj podpiše.
- Podatki se vrnejo v ERP, kjer se avtomatsko pripravi račun.
Dodatno lahko sistem omogoča tudi avtomatska obvestila za stranke – preko e-pošte ali SMS sporočila – o terminu servisa ali nujnosti podaljšanja, če tega ne opravijo pravočasno.
Skrb za kakovost v proizvodnji
Poleg servisov so v podjetju Daihen Varstroj podprli tudi skrb za kakovost v proizvodnji.
“Glavni cilj je bil slediti kakovosti izdelkov, ki jih proizvajamo, predvsem za ročne varilne aparate. Zdaj lahko delavec v proizvodnji zabeleži nastale napake, pri katerem aparatu so se pojavile in kaj jih je povzročilo. Na podlagi teh podatkov sprejmemo ukrepe za izboljšanje proizvodnje,” je pojasnila Vida.
Digitalizacija prodajnega procesa
CRM podjetju Daihen Varstroj ni izboljšal le servisnih procesov, ampak tudi prodajo.
Tudi na tem področju so želeli boljši nadzor nad celotnim procesom, od prvega stika s stranko do sklenitve posla.
Ključna prednost CRM sistem je sledljivost vseh povpraševanj – ko se neko podjetje zanima za robota ali stroj, je vsaka priložnost zabeležena. Gre za projektno prodajo, pogosto za stroje višje vrednosti, zato je pomembno, da se ve, kdo na čem dela, kdaj pričakujejo odločitev in kakšne so naslednje aktivnosti.
Prodajni svetovalci imajo vpogled v prodajni lijak, odprte priložnosti in aktivnosti, poročila pa omogočajo primerjavo med posameznimi svetovalci.
CRM omogoča boljši nadzor nad prodajnimi priložnostmi ter napoved prodaje, saj prodajni svetovalci vidijo celotno sliko – od prvih povpraševanj do zaključenih poslov. To jim pomaga pri oblikovanju prodajnih strategij.
“Zdaj imamo jasen vpogled v prodajne aktivnosti, lažje spremljamo, zakaj je bil določen posel sklenjen ali pa zakaj je kakšna priložnost ostala neizkoriščena,” dodaja Vida.
Naslednji koraki v digitalizaciji
V podjetju Daihen Varstroj že razmišljajo o nadaljnjih korakih digitalizacije. Načrtujejo širitev uporabe CRM-ja na druge oddelke, kot sta finance in nabava. Prav tako želijo dodatno izboljšati in optimizirati procese na servisnem in prodajnem delu.
Intrix in Daihen Varstoj tudi na dogodku DigitalniUm
Kako je v praksi izgledala uvedba sistema Intrix CRM v podjetju Daihen Varstroj, smo delili tudi na dogodku za proizvodna podjetja – DigitalniUm.
Med strokovnjaki in predstavniki slovenskih proizvodnih podjetij, ki so nas popeljali skozi novosti in trende na področju digitalizacije, optimizacije in avtomatizacije, sta bila tudi namreč tudi Uroš Žohar (Intera) in Ksenija Vida (Daihen Varstroj).
V zanimivem predavanju sta predstavila, zakaj je bila uvedba CRM sistema ključen korak pri digitalizaciji. Prisluhnite posnetku pogovora. 👇
Razmišljate o uvedbi CRM sistema?
Spoznajte možnosti sistema Intrix z brezplačnim uvajalnim paketom. Na spoznavnem sestanku skupaj pregledamo vaše potrebe, želje in trenutno stanje ter pripravimo pilotni projekt, kjer lahko brezplačno testirate prilagojeno različico sistema.
predstavitev rešitve?
INTRIX SVETOVALEC
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
