Posodabljanje podatkov v Intrixu

Navodila za posodabljanje podatkov

Kadar želimo spremeniti večje število zapisov v Intrixu, je lahko urejanje in shranjevanje posameznega zapisa precej zamudno. Takšna opravila si lahko olajšamo s pomočjo izvoza in nato ponovnega uvoza podatkov.

Denimo, da imamo bazo kontaktov, kjer med drugim beležimo kateri kontakti so aktivni v podjetju in kateri ne. Zato bomo določenim kontaktom spremenili lastnost „Aktiven“ iz Ne v Da. Prvi korak je izvoz podatkov, ki jih želimo posodobiti. Najprej s pomočjo filtrov izberemo želene kontakte ter jih izvozimo s klikom na povezavo „Izvozi“ na vrhu seznama.

Pri izbiri lastnosti, ki jih bomo izvozili je dovolj, da izberemo „Zunanji ID“ ter lastnost, ki jo bomo posodabljali, v našem primeru je to „Aktiven“. Izvozimo lahko tudi katero drugo polje, ki nam bo v pomoč pri ločevanju izvoženih kontaktov, v našem primeru smo izbral ime in priimek.

Kaj je zunanji ID? Zunanji ID je šifra oz. identifikator, preko katerega se ob posodabljanju podatkov lahko sklicujemo na določen zapis. Če ima, na primer, kontakt Janez Novak šifro 00005, lahko preko te šifre posodabljamo njegove podatke.V kolikor ob izvozu vaši zapisi ne vsebujejo zunanjih id-jev, se prosimo za pomoč obrnite na [email protected], da jih ustrezno nastavimo.

Ko smo izvozili podatke v preglednico, lahko spremenimo vrednosti, ki jih želimo posodobiti. Datoteko shranimo kot CSV ter jo ponovno uvozimo v Intrix, kar storimo tako, da nad seznamom kontaktov izberemo „Uvoz podatkov“.

Izberemo pripravljeno datoteko, ter jo z ukazom “Povleci datoteko ali klikni in prebrskaj“ dodamo. Nato kliknemo “Naprej“. Odpre se nam povezovalna tabela, kjer določimo kateri stolpec iz tabele pripada kateri lastnosti kontakta. Kadar posodabljamo obstoječe podatke mora obvezno biti izbran stolpec Zunanji ID ter stolpci, ki jih želimo posodobiti. Ostale stolpce (Ime in Priimek), lahko nastavimo na „Ignoriraj“. Preostane še le klik na gumb „Uvozi podatke“ na vrhu ali dnu tabele.

Sledi izpis uvoza podatkov, ki nam pove, koliko zapisov je bilo uspešno ali neuspešno uvoženih ter koliko zapisov je bilo posodobljenih.

Na tak način smo uredili večje število kontaktov v le nekaj korakih ter se izognili zamudnejšmu urejanju posameznih kontaktov. Če ob posodabljanju podatkov kadarkoli naletite na oviro ali dodatno vprašanje vam bomo z veseljem pomagali. Vaša vprašanja naslovite na e-naslov [email protected].

Dodajanje manjkajočih podatkov

V primeru, da v Intrixu pri večih zapisih opazimo, da nam manjkajo določeni podatki, jih lahko tudi preprosto dodamo k zapisom s pomočjo uvoza podatkov.

Primer: Na zavihku “Podjetja” smo opazili, da nekaterim podjetjem manjkajo telefonske številke.

Zapise katerim manjka telefonska številka označimo in jih nato izvozimo s klikom na tri pikice v desnem zgornjem kotu in nato izberemo opcijo “Izvoz podatkov“.

Odpre se nam novo pojavno okno v katerem pri polju “Lastnosti” pustimo samo “Zunanji ID“, “Naziv” ter “Telefon“, saj bomo k zapisom dodali samo telefonske številke. Vse preostale lastnosti lahko odstranimo iz polja. Pri polju “Izvozi” obkljukamo opcijo “Izbrane zapise“.

V Excelu nato dopolnimo manjkajoče podatke ter datoteko izvozimo kot csv datoteko.

Vrnemo se nazaj v Intrix in nato na zavihku “Podjetja” ponovno kliknemo na tri pikice, pri čemer pa sedaj izberemo opcijo “Uvoz podatkov“.

Dodamo datoteko ter kliknemo na gumb “Naprej“.

Intrix nas preusmeri na novo okno, pri čemer pa moramo nastaviti, da se uvoz podatkov začne pri drugi vrstici, kakšen je ločilec stolpcev ter kodna tabela. Spodaj lahko vidimo tudi predogled podatkov. Ko smo zadovoljni s podatki, kliknemo na gumb “Uvozi podatke“.

V primeru, da smo podatke dobro pripravili, se nam bodo vsi zapisi uspešno uvozili. Tudi na zavihku “Podjetja” lahko vidimo uspešno dodane telefonske številke.