Naloge pri uvajanju (onboardingu) in ob odhodu (offboardingu) zaposlenih so pomembne, ker zagotavljajo jasen in strukturiran prehod zaposlenih v in iz podjetja. Pri onboardingu te naloge omogočajo, da novi zaposleni hitro pridobijo potrebne informacije, orodja in podporo, da se lažje vključijo v delovni proces, s čimer se poveča njihova učinkovitost in pripadnost. Pri offboardingu pa naloge, kot so prenos znanja in vrnitev opreme, pomagajo ohraniti nemoten potek dela, preprečijo izgubo ključnih informacij, podjetju pa omogočijo urejen zaključek sodelovanja.
Dodajanje nalog
V okviru onboardinga in offboardinga imamo dve možnosti: naloge za ti področji lahko v sistem vnašamo ročno ali pa si vnaprej pripravimo šifrante s predlogami nalog, tako za onboarding kot za offboarding.
Ročno dodajanje naloge
V Intrix HRM sistemu je mogoče dodajati naloge ročno kar preko zavihka “Naloge“.
Kliknemo na gumb “Dodaj” pri čemer se nam odpre novo okno, kjer izpolnimo sledeča polja:
- V zvezi s sodelavcem: določimo sodelavca v zvezi katerim je ta naloga dodeljena,
- Dodelil: avtomatsko se določi uporabnik, ki je nalogo odprl,
- Izvajalec: sodelavec, ki mora nalogo izvesti,
- Rok: do kdaj mora biti naloga izvedena,
- Naziv: naziv naloge,
- Opis: opis naloge – kaj je potrebno v sklopu te naloge narediti,
- Datoteke: datoteke, ki so lahko v pomoč pri izvedbi naloge ali podrobnejša navodila …,
- Vrsta naloge: v HRM aplikaciji ločimo naloge za uvajanje (onboarding), naloge za odhod (offboarding) in drugo,
- Zaključeno: določimo ali je naloga zaključena ali ne,
- Obvesti sodelavca: o nalogi obvestimo sodelavca, na katerega se naloga veže.
Dodajanje nalog za onboarding preko šifranta
Naloge za onboarding lahko dodajamo tudi preko šifranta. V sklopu nastavitev poiščemo šifrant “Predloge za uvajanje“, ko želimo dodati naloge za onboarding novega sodelavca.
Predloge za uvajanje lahko prilagodimo glede na delovno mesto, funkcijo v podjetju, oddelke in druge dejavnike. Če želimo dodati povsem novo predlogo, kliknemo gumb »Dodaj« v zgornjem desnem kotu.
Izpolnimo naziv ter odgovorno osebo. Na koncu shranimo predlogo s klikom na gumb “Shrani“.
Nato se vrnemo na seznam predlog za uvajanje in kliknemo na ikono “očesa” zraven zapisa predloge h kateri želimo dodati naloge. S klikom na ikono očesa se nam odpre podroben pogled predloge. Če se pomaknemo nekoliko nižje pa lahko vidimo tudi razdelek “Predloge uvajalnih nalog“.
Samo nalogo povežemo s predlogo tako, da kliknemo zgoraj pri razdelku “Predloge uvajalnih nalog” na gumb “+” s pomočjo katerega dodamo novo nalogo. Pri posamezni nalogi določimo kdo je odgovoren za izvedbo in v kolikšnem roku mora posamezno nalogo opraviti. Prav tako pa lahko vidimo, da se nam je polje “Predloga za uvajanje” že avtomatsko izpolnilo.
Aktivacija nalog za onboarding
Ko pripravimo posamezne sklope nalog za uvajanje, jih moramo pri novem sodelavcu tudi aktivirati.
Aktivacija nalog poteka v zavihku “Sodelavci” na profilu izbranega sodelavca, znotraj razdelka “Zaposlitveni podatki“. Ko se pomaknemo nekoliko nižje, najdemo polje “Kreiraj naloge za uvajanje“, ki ga obkljukamo. S tem se odpre dodatno polje “Določi uvajalno nalogo“, kjer izberemo ustrezen šifrant sklopa nalog za uvajanje. Po izbiri in kliku na “Shrani” se naloge kreirajo skladno z izbranimi nastavitvami.
Dodajanje nalog za offboarding preko šifranta
Postopek dodajanja nalog za offboarding je enak kot postopek za dodajanje nalog za onboarding. Razlika je samo v tem, da moramo v nastavitvah šifranta poiskati šifrant “Predloge za odhod“.
Ponovno velja, da se lahko tukaj nahajajo različni sklopi nalog za offboarding, ki jih lahko ločimo glede na delovna mesta, funkcijo, oddelke, itd. Lahko pa je za odhod oziroma offboarding sklop nalog samo eden, če je za vse zaposlene isti in so za vse naloge isti izvajalci.
Ko kreiramo novo predlogo moramo nanjo vezati posamezne naloge. Predlogo odpremo s pomočjo ikone “očesa“, pri čemer se nam odpre predogled predloge, nato pa se pomaknemo nekoliko nižje na razdelek “Predloge odhodnih nalog“, kjer s klikom na “+” dodamo naloge.
Aktivacija nalog za offboarding
Tudi pri offboardingu je zadnji korak aktivacija nalog na profilu sodelavca, prek zavihka “Sodelavci“. V razdelku “Zaposlitveni podatki” obkljukamo polje “Kreiraj naloge za odhod“. Po tem se prikaže dodatno polje, kjer izberemo šifrant sklopa nalog za odhod, ki ga želimo aktivirati. Ko izberemo ustrezen šifrant in kliknemo “Shrani“, se naloge samodejno ustvarijo glede na nastavitve.
Pregled nalog
Vse naloge, ki si bile dodane tako za onboarding kot offboarding pa vsak izvajalec vidi na svojem koledarju, kjer se mu prikaže naloga z rokom, do kdaj jo mora opraviti. V primeru, da izvajalec na svojem koledarju ne vidi nalog, je potrebno preveriti ali ima sploh obkljukan prikaz nalog na koledarju (levo v razdelku “Aktivnosti“).
Naloge, ki jih je potrebno izvesti, si lahko tudi vsak sodelavec pogleda preko seznama nalog na zavihku “Naloge“.
Vsak zaposleni pa lahko gre na svojo stran in naloge pogleda kar preko povezane vsebine “Naloge“. Tudi tukaj je razvidno katere naloge ga čakajo v procesu onboardinga/offboarding – torej za kakšno vrsto naloge gre ter kdo je zadolžen za samo izvedbo naloge.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
